Cas d'usage : Vérifier la régularité des actions qui ont été faite par un utilisateur et contrôler ou fermer les accès aux fichiers qui ont été partagés avec lui via son espace J-Doc.
1.1 Faites l’inventaire des accès dont dispose la personne
- Relevez son Nom de compte J-Doc
- La personne connaît-elle le nom d’utilisateur et le mot de passe d’un autre compte ?
Si oui, changez immédiatement le mot de passe de cet autre compte et possiblement faite un vérification détaillée de l’activité du compte.
- La personne connaît-elle le nom d’utilisateur et le mot de passe d’un compte administrateur ?
Si oui, changez immédiatement le mot de passe de cet compte d’administrateur.
Il conviendra de faire une vérification détaillée de l’activité de ce compte administrateur (voir ci dessous)
1.2 Contrôles de base de l’activité du compte de la personne
En tant qu’administrateur des données de votre espace J-Doc vous avez le pouvoir de modifier le mot de passe du compte de la personne, ce qui vous permet ensuite de vous connecter au compte J-Doc en lieu et place de la personne dans le respect des règles de la DRH de votre entreprise.
Au besoin, la personne pourra ensuite utiliser la fonction « mot de passe perdu » pour recréer son mot de passe qui a été changé.
Vous pourez alors voir facilement grâce à sa page « Activité »
- la liste des dossiers auxquels cette personne a accès
- La liste des liens de partage externes encore actifs qui ont été créé par cette personne : un lien de partage permet à un utilisateur anonyme d’accéder à un dossier ou à un fichier.
- la liste horodatée et non-répudiable des activités que cette personne a réalisé sur les données de l’espace J-Doc sur une durée récente et limitée dans le temps : création, modification, suppression et partages de dossiers ou de fichiers.
1.2 Contrôles approfondi de l’activité du compte d’une personne personne
En tant qu’administrateur de votre espace J-Doc vous avez la possibilité d’ouvrir le Journal détaillée de toutes les activités et de tous les utilisateurs sur la page Journalisation
Paramètres d’administration > Administration > Journalisation
d’une part vous pouvez faire des recherches sur le nom d’un compte
d’autre part, vous pouvez télécharger le journal détaillé dans un fichier puis traiter ce journal avec Excel afin de filtrer toutes les activités liées à un compte donnée.
Journalisation > Paramètres du lecteur de Logs >
. Réglez le filtrage en cochant « Infos » et décochez les autres (Avertissements, erreurs, etc.)
. Cliquez sur Télécharger les Logs
1.3 Explorez la possibilité que cette personne ait utilisé des « liens de partage » sensibles
Les « liens de partage externes » sont anonymes et ils permettent à quiconque en dispose d’accéder à certains dossiers de votre espace J-Doc, sans néccésiter la connection avec un compte J-Doc. Ces liens sont utiles à certains dossiers qui ne contiennent aucune données sensibles.
Quand vous être connecté avec le compte de la personne, vérifiez l’inventaire des « liens de partage externes » pour voir si l’un d’entre eux ne désignerait pas un dossier qui est ordinairement sensible.
La vérification se fait depuis le compte de l'utilisateur dans sa page Fichiers > Partages > Partagé par lien
Notez que si la personne avait supprimé un lien de partage externe vers un dossier sensible, cette action de création et de suppression d’un lien de partage n’apparaît plus dans cette page "partagé par lien" par contre elle apparait dans le journal d’activité de la personne et aussi dans le journal détaillé (voir 1.2 contrôle approfondi).
Symptôme : Un utilisateur n'arriver pas à se connecter avec son email + Mot de passe, alors que l'on a bien réinitialisé et bien vérifié son mot de passe.
Le message "utilisateur ou mot de passe incorrect" est affiché.
Lire la suite : Connexion impossible d'un utilisateur avec son email
1/ Je connais le fichier et je cherche avec qui il a été partagé
1.1 Repérer le nom du dossier ou du fichier dans la liste
1.2 Cliquez le mot Partagé qui est à gauche des ... sur la ligne du nom de dossier/fichier
1.3 Dans l'onglet partage qui apparaît, cliquez ""
vous avez la liste des utilisateurs qui ont accès au fichier/dossier
1.4 Dans l'onglet Activité, vous voyez quand tel utilisateur a eu accès
2/ Je veux connaitre la liste des fichiers qui ont été partagés, avec qui, par qui et quand
Uniquement accessible aux administrateurs. La bonne pratique est d'utiliser les journaux d'activité et de log.
Deux approches sont possibles
2.1 Grâce à un traitement du flux RSS des activités (voir cette page)
2.2 En faisant une extraction et un traitement des informations de la journalisation centralisée de J-Doc voir le chapitre n°7 de cette page.
On peut voir qui bénéficie du droit de partager tel dossier ou tel fichier.
Qui peut supprimer un partage ?
Bonjour,
Régulièrement, nous assurons que votre espace J-Doc bénéficie d'une version stable sur l'ensemble de son écosystème technique.
Voici les nouveautés si votre espace va migrer ou vient d'être migré en version 32.
Symptôme : Un utilisateur veut partager un dossier ou un fichier avec un autre utilisateur connu dans J-Doc et le nom de l'utilisateur ne s'affiche pas dans la zone de recherche.
Pourtant l'utilisateur existe bien dans la liste.
Lire la suite : La recherche d'un utilisateur pour le partage semble ne pas marcher
Question : Je souhaite faire une sauvegarde de toutes les données J-Doc, comment faire ?
Lire la suite : Comment sauvegarder toutes les données de votre espace J-Doc
Symptôme : En vous connectant à J-Doc, le message suivant s'affiche : "Erreur
Le mot de passe a expiré, veuillez utiliser la fonction mot de passe perdu pour le réinitialiser."
Question : J'utilise un espace de 150 Go et m'aperçois que je n'ai finalement besoin que de 100 Go. Est-il possible de changer d'abonnement ?
Réponse : OUI, c'est possible avec les remarques et précautions suivantes.
Impact sur le prix au moment de la réduction
Le prix de l'abonnement annuel sera réduit, avec un montant différent la première année.
Par exemple (en 2025) passer de 150 Go à 100 Go réduira le prix de 290 €ht par an, la réduction sera seulement de 130 €ht la première année.
En effet, chaque instance client J-Doc est, techniquement, une VM "Machine Virtuelle Chiffrée" pour garantir un haut niveau de sûreté.
Il est facile d'agrandir l'espace d'une VM, par exemple passer de 100 GO à 150 GO, mais il est techniquement délicat de réduire l'espace, par exemple passer de 150 GO à 100 GO.
Donc "L’éventuelle réduction de la taille de l’espace J-Doc impose une prestation particulière liée au système de sécurité de l’espace client et donne lieu à une facturation forfaitaire de 160 €ht.". (§5 des CGU J-Doc )
Impact sur votre organisation
- Techniquement, nous ne pouvons lancer une réduction de votre espace que si le poids des données existantes est d'au maximum 90% du futur espace disponible.
Par exemple, nous pouvons réduire à 100 Go que s'il n'y a plus que 90GO de fichiers dans votre espace. De même, réduire à 50 Go que si vous n'avez que 45 Go dans votre espace. - En choisissant une nouvelle taille d'espace vous devez avoir à l'esprit les paramètres pour ne pas sous-estimer l'espace dont votre organisation aura besoin. Cet article vous y aidera.
Si vous prévoyez "trop juste" et qu'il faut agrandir l'espace en cours d'année, il y aura en plus des frais administratifs de 50€ht ( §5 des CGU J-Doc)
Question : Où trouves-ton le niveau de version de mon espace J-Doc ?
Comment est gérée le changement de version de J-Doc ?
Je suis administrateur et j'ai perdu mon mot de passe. J'ai essayé la fonction "Mot de passe perdu", ça ne fonctionne pas.
Lire la suite : J'ai perdu mon mot de passe d'administrateur
Question : Est-il possible d'avoir des statistiques liées à l'usage de l'espace J-Doc. Comment extraire des données clés ?
par exemple : Dossiers et fichiers les plus couramment consultés et téléchargés, Utilisateurs les plus actifs, niveau d'activité par periode.
Lire la suite : Statistiques sur l'utilisation de l'espace J-Doc ?
Cet article ne vous concerne pas si vous avez suivi nos conseils d'organisation Quota zéro.
Si vous avez choisi d'attribuer des Quotas d'espace personnels à vos utilisateurs, il pourrait être nécessaire de transférer les dossiers depuis le Quota d'un utilisateur vers le Quota d'un autre utilisateur.
Lire la suite : Utilisateurs à Quota - Transférer la "propriété" des fichiers
Le dossier EXPLOITATION est partagé avec Antoine, Bernard et Charlotte qui ont tous les droits de repartage.
Antoine Dépose le fichier et crée le lien de partage
Antoine crée un sous dossier PARIS ROQUETTE dans lequel il dépose un fichier Plan-execution01.pdf
Antoine créer le lien vers le fichier Plan-execution01.pdf avec un mot de passe
Bernard et Charlotte
- peuvent voir le lien externe sur Plan-execution01.pdf ‘créé par Antoine’
- ne peuvent pas modifier le mot de passe de ce lien
- peuvent copier et envoyer ce lien à un interlocuteur externe
Donc Antoine, Bernard ou Charlotte peuvent transmettre à un interlocuteur externe le lien et le mot de passe choisi par Bernard.
Cet interlocuteur externe clique le lien et télécharge le fichier après avoir entré le mot de passe, cette action est enregistrée dans le journal d'activité.
Coté journal d’Activité
La règle c'est que seul le créateur du lien voit dans son journal d’activité la mention « Plan-execution01.pdf téléchargé par lien public » avec l'horodatage.
Noter que le créateur du lien peut ne pas être le créateur du fichier.
Bernard peut avoir créé le fichier et Charlotte peut avoir créé le lien de partage et son mot de passe.
Dans ce second cas, seule Charlotte peut voire dans son journal d’activité que le fichier a été téléchargé.
Antoine et Bernard ne voient rien dans leurs journaux d’activité. S'ils veulent savoir si le fichier a été téléchargé, ils doivent le demander à Charlotte qui est signalée comme la créatrice du lien.
Traçabilité de l’activité à un niveau supérieur d’administration
3.1 L’utilisateur propriétaire du Quota, BASE par exemple, voit également dans son journal d’activité la mention « Plan-execution01.pdf téléchargé par lien public » avec l'horodatage.
3.2 Les autres membres du groupe admin ont également un 'super' droit pour accéder aux informations détaillées de l'activité.
Il peuvent récupérer des informations très détaillées sur l’activité de téléchargement, y compris l’adresse IP du téléchargeur, dans le menu Paramètres > Administration > Journalisation
Comment lire l'indicateur de Quota en bas à gauche de la page principale :
"xx GB utilisés sur yy GB disponibles"
Lire la suite : Information espace disponible xx GB utilisés sur yy GB disponibles
Symptôme : Un utilisateur ne reçoit aucune notification par courriel email et souhaite les recevoir.
Lire la suite : Un utilisateur ne reçoit plus de emails-courriels de notification
Que signifie l'affichage dans le navigateur J-Doc de " 34 fichiers (dont 7 masqués) " ?
Pour les ordinateurs sur lesquels un client de synchronisation a été installé, Il est possible de ne synchroniser certains dossiers que sur demande. C'est la notion de fichiers virtuels.
Lire la suite : Activer les fichiers virtuels avec le client de synchronisation