Estimez la capacité en GO pour satisfaire les besoins de votre organisation

10 Go, 50 GO, 100 GO ? Quelle est la capacité adaptée aux besoins de mon organisation ... Nous vous aidons avec cet article et une feuille de calcul à télécharger.

1/ Connaitre les règles d'allocation de l'espace

La seule limite de J-Doc, c'est la taille de stockage de l'abonnement, ce n'est ni la taille des fichiers ni le nombre d'utilisateurs. Vous devez donc adapter votre abonnement à votre usage.

Quand nous mettons X Go à votre disposition, ils sont inscrits dans une Machine Virtuelle chiffrée entièrement dédiée à votre espace. Toutes vos opérations de fichiers se font dans cet espace chiffré de X Go et nulle part n'est inscrit l'utilisation totale de l'espace, il y a une alarme qui permet de vous informer que l'espace est bientôt saturé.

Il vous faut connaitre ces règles d'utilisation de l'espace :

A/ L'espace utilisé par vos fichiers. (En Quota 0B c'est ce qui s'affiche en bas à gauche : A GB de XX GB utilisé)
B/ Environ 3% des X GO de votre espace sont nécessaires pour gérer des fichiers de service directement liés à l'activité de votre espace (nombre de fichiers et types de fichiers) ce sont par exemple les fichiers vignettes de prévisualisation.
C/ Les fichiers effacés qui n'ont pas été supprimés de la corbeille sont imputés à cet espace X GO. Cet espace est progressivement purgé quand il ne reste plus de place.
D/ La gestion automatique des versions utilise un maximum de 50% de l'espace libre selon cette règle, c'est une sorte d'amortisseur qui se dégonfle au fur et à mesure que l'espace disponible diminue.
E/ La manipulation des gros fichiers nécessite le double d'espace disponible selon cette règle. Par exemple si vous transférez des fichiers de 10 Go il faut 20 Go de libre au moment du transfert.

2/ Estimer les besoins de votre organisation

A (en Go) = L'espace estimé pour gérer les échanges courants de dossiers et de fichiers

B = Environ 3% du total pour les fichiers de service. à ajouter

C # 10 % qui correspond aux fichiers qui restent en permanence dans la corbeille avant leur supression. à ajouter

D = L'importance que vous accordez à la gestion automatique des versions à prendre en compte

E (en Go) = La taille du plus gros fichier que l'on pourrait transférer avec J-Doc à prendre en compte

Faites le calcul en utilisant cette feuille Excel (cliquez)

3/ Information pour les "alertes de capacité"

Si l'espace J-Doc utilisé par vos fichiers dépasse 90% du total disponible, nous recevons une alerte automatique que nous vous transmettons. La première fois vous serez surpris que l'espace disponible en apparence est plus grand que celui que nous signalons.

En fait, J-Doc vous signale en claire la valeur A/ du premier paragraphe et ne vous donne pas de visibilité sur les valeurs de B, C, et D qui, additionnées à A/, déclenchent l'alerte.

Symptôme : Une alerte de capacité reçue par courriel n'est pas cohérente avec l'espace utilisé affiché.

Par exemple si vous avez des corbeilles pleines* ou beaucoup de versions de fichiers créés automatiquement (valeur D) l'alerte peut se déclencher assez tôt, sans lien avec l'espace disponible affiché dans J-Doc.
En contrepartie les systèmes de gestion des versions, et de gestion des corbeilles, avec leur effet amortisseur, retardent le moment où vous n'auriez vraiment plus d'espace disponible.

* Attention aux corbeilles des utilisateurs qui ont du Quota la seule façon de les détecter est de leur demander individuellement de purger leurs corbeilles qui réduisent votre espace disponible d'autant.
De plus si des utilisateurs ont bénéficié de Quota puis qu'ils n'en on plus bénéficié les ayant passé à un Quota = Zéro, leur corbeille pourrait encore contenir des fichiers datant de l'époque où ils avaient du Quota...
Il faut impérativement que ces personnes, individuellement, aillent chacune purger leurs corbeilles.

4/ RISQUE : En cas de Quota déclaré supérieur à l'espace disponible

Symptôme : Une alerte de capacité reçue par courriel n'est pas cohérente avec l'espace utilisé affiché. par exemple il est affiché "Vous utilisez 39GB sur 42GB" alors que votre abonnement est de 50 GB.

Cause : Si vous disposez d'un espace commandé de 50GO et que vous avez déclaré pour un utilisateur un Quota supérieur, par exemple 80 GO ou un Quota illimité, cela neutralise le mécanisme de purge automatique de la corbeille et des versions des fichiers.

En effet les mécanismes de purge automatique se déclenchent selon le calcul de l'espace disponible qui reste par rapport au Quota déclaré, ils ne se déclenchent pas en fonction d'un calcul basé sur l'espace techniquement disponible.

Cela créé donc une distorsion entre l'affichage dans J-Doc et l'alerte de capacité par courriel qui est réelle, car les purges automatiques n'ont pas eu lieu.
De ce fait, même si vous avez vidé la corbeille, votre espace reste rempli de façon invisible par les versions automatiques des fichiers qui n'ont pas été purgées automatiquement.

Comment se rendre compte de cette situation ?

Vous avez deux tests à faire pour vérifier si vous êtes dans cette situation non souhaitable.

a) Comparez les Quotas de la page Utilisateurs avec l'espace loué dans votre abonnement.
Si le Quota alloué est supérieur au Quota total de votre abonnement, vous êtes dans cette situation.

b) Vérifiez la jauge graphique en bas de l'écran principal
Elle devrait afficher, par exemple, "39GB utilisés sur 50GB"
or elle affiche à la place "39GB utilisés sur 42GB".
Donc elle annonce un total disponible inférieur au total de votre abonnement (ici 50 GB) ce qui n'est pas normal, ce qui est le symptôme de cette situation spéciale.

Remède

1/ Abaissez simplement le Quota de l'utilisateur ou des utilisateurs au niveau de votre abonnement, sans dépasser le total de GB de votre abonnement.
Par exemple si l'utilisateur principal bénéficie de 80 GB ou d'un Quota Illimité, modifiez son Quota à 50GB, ce qui correspond à l'abonnement de 50GB.

2/ Dans le navigateur fermez la session de l'utilisateur qui avait trop de Quota et qui a maintenant le bon Quota.

3/ Ouvrez la session de cet utilisateur.
Cela déclenche le mécanisme de purge automatique et tout revient dans l'ordre.

NOTE : Si la conservation des anciennes versions est un sujet important pour vous, une autre façon de traiter ce problème est de commander plus d'espace disponible pour votre abonnement.