Procédure complete Quota 0B : Organiser J-Doc avec "les espaces utilisateurs sous supervision"

Notre conseil pour l'organisation de votre espace J-Doc, c'est de gérer les espaces des utilisateurs "sous supervision" grâce au Quota 0B. Suivez cette procédure :

Si vous disposez déjà d'une nom d'administrateur "Base",
créé à l'initialisation de J-Doc, allez directement au point 2/

1/ L'administrateur qui supervise l'espace J-Doc

1.1 Créez un utilisateur fictif qui jouera le rôle de superviseur de tous les espaces utilisateurs.

Nommez ce 'superviseur' avec un nom d'utilisateur neutre de votre choix, par exemple 'Base'. (Nous livrons tous les espace J-Doc avec un utilisateur 'Base')

Dans le Menu Utilisateurs, affectez l'utilisateur Base au groupe admin, donnez-lui le Quota maximum égal à l'espace total disponible, par exemple 25GB.
Il est conseillé de ne pas affecter un e-mail à cet utilisateur fictif Base tant que vous avez d'autres comptes admin qui peuvent gérer/modifier son mot de passe en cas de mot de passe perdu.

 
Quel 'Nom à afficher' donner au nom d'utilisateur Base ? 
Donnez un nom qui soit court et représentatif de votre entreprise car le Nom à afficher du compte superviseur est affiché devant tous les signes de partage des dossiers. Exemple si le nom à afficher était Base :

 1.2 Assurez vous que le Quota par défaut des utilisateurs est bien paramétré à 0B

Dans le menu utilisateurs, cliquez la roue en bas à gauche et assurez-vous que le quota pa défaut est égal à 0B

 

 

Et réglez à 0B ou à "Quota par défaut" tous les quotas des utilisateurs qui auraient reçu un Quota > à Zéro. 

 

 

 

2/ Connectez-vous avec l'identifiant = Base, celui du superviseur de l'espace J-Doc

Cet identifiant Base est celui qui DOIT créer  TOUT les dossiers qui se trouvent au premier niveau de l'espace, c'est-à-dire les dossiers qui contiendront tous les autres sous-dossiers et sous-sous dossiers J-Doc.

Toujours avec l'identifiant Base, vous donnez tous les droits à certains utilisateurs sur ces dossiers de premier niveau.
Muni de ces droits, ces grands utilisateurs vont créer d'autres sous-dossiers, puis vont distribuer eux aussi des droits qui resteront toujours sous la haute supervision de "Base".

 

En résumé, la fonction principale de BASE, c'est

• De créer les dossiers de premier niveau, et seulement ce 1er niveau.
  
  
• D'attribuer des droits complets aux propriétaires de chacun de ces dossiers.
  
  
• Si nécessaire, Base permet d'accéder à tous les dossiers et fichiers qui sont créé sous sa supervision par tous les utilisateurs.

 

Ensuite, décidez de l'organisation que vous offrez a vos utilisateurs

a) Lisez cet article pour comprendre le principe qui va guider l'organisation des dossiers.

b) C'est astucieux de publier un Fichier Texte 'Aide mémoire' au plus haut niveau de l'arborescence Base. Ce fichier est PARTAGé avec admin (groupe).

Vous y expliquez les directives aux grands utilisateurs. par exemple avec

TITRE  = Aide Mémoire aux administrateurs pour la Gestion de l'espace J-Doc

TEXTE =

Bienvenu,

Seuls les administrateurs généraux voient ce message, vous faites donc partie du groupe 'admin'.

Pour Créer une nouvelle branche de dossiers, vous devez vous connecter à J-Doc
avec Identifiant = Base
 et Mot de passe = 4xxx5XX  (à changer)

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L'identifiant 'Base' vous permet de faire la gestion 'Quota 0B' de cet espace.
Plus d'informations en suivant ces liens :

BONNES PRATIQUES
- https://help.j-doc.com/aide-utilisateur-j-doc/bonnes-pratiques-de-partage-des-dossiers

PROCEDURE Quota 0B
- https://help.j-doc.com/aide-administrateur-j-doc/procedure-complete-pour-organiser-j-doc-avec-les-utilisateurs-sous-controle

ORGANISER l'ARBORESCENCE
- https://help.j-doc.com/aide-administrateur-j-doc/synchronisation-exemple-d-arborescence-de-dossiers
- https://help.j-doc.com/aide-utilisateur-pour-admin-j-doc/modele-d-organisation-des-dossiers-dans-j-doc
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Exemple, ouvrir un espace J-Doc pour le responsable d'un projet.

Entrez dans J-Doc avec le nom de l'utilisateur superviseur Base (important!).

Créez le dossier du projet et donnez les permissions à l'utilisateur responsable de projet en suivant les conseils du chapitre A de cette page.

Puis chaque utilisateur responsable de projet organisera son espace projet en suivant les conseils de cette page d'aide utilisateurs.