Information espace disponible xx GB utilisés sur yy GB disponibles

Comment lire l'indicateur de Quota en bas à gauche de la page principale :
   "xx GB utilisés sur yy GB disponibles"

Cas n°1 : les utilisateurs standards

La plupart des utilisateurs doivent voir s'afficher en bas à droite de leur
écran principal  "0B utilisés sur 0B"
C'est tout à fait normal. L'utilisateur (même adminisrateur) dispose normalement d'un Quota = 0 (cliquez) ce qui ne l'empêche pas d'avoir accès à tout les fichiers dont il a besoin et de pouvoir ajouter des fichiers s'il en a le droit.
Le second 0B  indique le Quota d'espace qui est attribué à l'utilisateur.
Ce niveau doit être égale à 0 (zéro) sauf exception à voir ci-dessous.

 

Cas n° 2 : l'utilisateur virtuel "BASE" administrateur et propriétaire de l'espace

Comme expliqué dans le guide (cliquez) l'utilisateur base dispose ici de 25GB de Quota qui correspond exactement aux 25GB qui  lui sont affectés dans la page Utilisateurs ainsi qu'à l'abonnement souscrit de 25GO.
C'est le signe que le conseil Quota zéro (cliquez) a bien été respecté.

Cas n° 3 : l'utilisateur virtuel "BASE"  indique moins de GB que l'abonnement souscrit, et le Quota 0 est bien respecté

Vous avez suivi à la lettre le conseil de Quota zéro, pourtant l'affichage pour l'utilisateur "Base" montre moins de GB que ce qui est indiqué dans l'abonnement.

Cela est le signe que vous modifiez souvent des documents ce qui déclenche la gestion automatique des versions. La gestion des versions prend de l'espace disponible, dans l'exemple ci dessus c'est 1,2 GB.
La gestion automatique des versions fait que ce besoin d'espace non prioritaire est réduit automatiquement si vous avez besoin d'un espace utile qui approche l'espace total disponible.
 

Cas n° 4 : l'utilisateur virtuel "BASE"  indique moins de GB que l'abonnement souscrit, sans Quota 0

Si l'affichage pour l'utilisateur "Base" montre moins de GB que ce qui est indiqué dans l'abonnement c'est que vous n'avez pas suivi à la lettre le conseil de Quota zéro (cliquez) et que vous êtes dans les cas n°5 ou n°6 ci-dessous.

Ici l'utilisateur base affiche 23,8GB de GB au lieu des 25GB qui lui sont affectés dans la page Utilisateurs.
En effet 23,8GB indique le nombre de GB disponibles techniquement par rapport à l'espace alloué dans l'abonnement de 25GB. Il manque donc 1,2 GB qui correspond à des Quotas attribués à d'autres utilisateurs.

Si vous avez attribué du Quota à certains utilisateurs en toute connaissance de cause en sachant ce que vous faites, cette situation est normale.
Sinon le remède est de corriger selon les cas n°4 et/ou 5.

 

Cas N°5 à éviter : un Quota illimité affecté à un ou plusieurs utilisateurs

Si un utilisateur n'a que l'information "0B utilisés"  ou "220MO utilisés" sans que
ce soit suivi de "sur yyB"  c'est un mauvais signe car cela signifie que cet utilisateur a un quota réglé à "illimité" ce qui est un fort risque d'erreurs sauf si c'est volontaire et fait en toute connaissance de cause. Révisez l'article sur les quotas (cliquez) .

Remède : Examinez tous vos utilisateurs et remplacez tous les "Quotas illimités"
- soit par un "Quota.= 0B"
  et pour les personnes qui n'ont pas "(0B utilisés)" mais "(xB utilisés)" où x>0 il faut demander à ces personnes de supprimer leurs données qui ne sont pas dans des dossiers mis à leur disposition par "BASE" ou un autre utilisateur. Et une fois que c'est fait, il faut qu'elles vident leurs corbeilles.
- Soit par un "Quota = X B" ou X > 0  C'est le cas ci dessous.

 

Cas N°6 avec très grande prudence : des utilisateurs ordinaires ont un Quota

Voici un utilisateur qui a reçu un Quota = 2GB. Notez que ce n'est pas une bonne pratique sauf si vous savez exactement ce que vous faites, par exemple pour protéger des données ultra sensibles que seul le PDG ou le DRH doivent maitriser sans que l'informatique ou un Tiers puisse les voir. La bonne pratique, c'est le Quota Zéro.

Remède : si cette situation de Quotas > 0 n'est pas volontaire et pilotée, examinez tous vos utilisateurs et remplacez tous les "Quotas = xB" où x>0  par un "Quota.= 0B"
 Ensuite pour les personnes qui n'ont pas "(0B utilisés)" mais "(xB utilisés)" où x>0 il faut demander à ces personnes de supprimer leurs données qui ne sont pas dans des dossiers mis à leur disposition par "BASE" ou un autre utilisateur.
Et une fois que c'est fait, il faut qu'elles vident leurs corbeilles.