Cas d'usage : Vérifier la régularité des actions qui ont été faite par un utilisateur et contrôler ou fermer les accès aux fichiers qui ont été partagés avec lui via son espace J-Doc.

1.1 Faites l’inventaire des accès dont dispose la personne

- Relevez son Nom de compte J-Doc 

- La personne connaît-elle le nom d’utilisateur et le mot de passe d’un autre compte ?
Si oui, changez immédiatement le mot de passe de cet autre compte et possiblement faite un vérification détaillée de l’activité du compte.

-  La personne connaît-elle le nom d’utilisateur et le mot de passe d’un compte administrateur ?
Si oui, changez immédiatement le mot de passe de cet compte d’administrateur. 
Il conviendra de faire une vérification détaillée de l’activité de ce compte administrateur (voir ci dessous)

1.2 Contrôles de base de l’activité du compte de la personne

En tant qu’administrateur des données de votre espace J-Doc vous avez le pouvoir de modifier le mot de passe du compte de la personne, ce qui vous permet ensuite de vous connecter au compte J-Doc en lieu et place de la personne dans le respect des règles de la DRH de votre entreprise.
Au besoin, la personne pourra ensuite utiliser la fonction « mot de passe perdu » pour recréer son mot de passe qui a été changé.

Vous pourez alors voir facilement grâce à sa page « Activité » 
- la liste des dossiers auxquels cette personne a accès
- La liste des liens de partage externes encore actifs qui ont été créé par cette personne : un lien de partage permet à un utilisateur anonyme d’accéder à un dossier ou à un fichier.
- la liste horodatée et non-répudiable des activités que cette personne a réalisé sur les données de l’espace J-Doc sur une durée récente et limitée dans le temps : création, modification, suppression et partages de dossiers ou de fichiers.

1.2 Contrôles approfondi de l’activité du compte d’une personne personne

 En tant qu’administrateur de votre espace J-Doc vous avez la possibilité d’ouvrir le Journal détaillée de toutes les activités et de tous les utilisateurs sur la page Journalisation
Paramètres d’administration > Administration > Journalisation
 d’une part vous pouvez faire des recherches sur le nom d’un compte
 d’autre part, vous pouvez télécharger le journal détaillé dans un fichier puis traiter ce journal avec Excel afin de filtrer toutes les activités liées à un compte donnée. 
Journalisation > Paramètres du lecteur de Logs > 
. Réglez le filtrage en cochant « Infos » et décochez les autres (Avertissements, erreurs, etc.)
. Cliquez sur Télécharger les Logs

1.3 Explorez la possibilité que cette personne ait utilisé des « liens de partage » sensibles

Les « liens de partage externes » sont anonymes et ils permettent à quiconque en dispose d’accéder à certains dossiers de votre espace J-Doc, sans néccésiter la connection avec un compte J-Doc. Ces liens sont utiles à certains dossiers qui ne contiennent aucune données sensibles.

Quand vous être connecté avec le compte de la personne, vérifiez l’inventaire des « liens de partage externes » pour voir si l’un d’entre eux ne désignerait pas un dossier qui est ordinairement sensible.
La vérification se fait depuis le compte de l'utilisateur dans sa page  Fichiers > Partages > Partagé par lien

Notez que si la personne avait supprimé un lien de partage externe vers un dossier sensible, cette action de création et de suppression d’un lien de partage n’apparaît plus dans cette page "partagé par lien" par contre elle apparait dans le journal d’activité de la personne et aussi dans le journal détaillé (voir 1.2 contrôle approfondi).