Cet article ne vous concerne pas si vous avez suivi nos conseils d'organisation Quota zéro.

Si vous avez choisi d'attribuer des Quotas d'espace personnels à vos utilisateurs, il pourrait être nécessaire de transférer les dossiers depuis le Quota d'un utilisateur vers le Quota d'un autre utilisateur.
 

Le dossier EXPLOITATION est partagé avec Antoine, Bernard et Charlotte qui ont tous les droits de repartage.

Antoine Dépose le fichier et crée le lien de partage
Antoine crée un sous dossier PARIS ROQUETTE dans lequel il dépose un fichier Plan-execution01.pdf
Antoine créer le lien vers le fichier  Plan-execution01.pdf  avec un mot de passe

Bernard et Charlotte
- peuvent voir le lien externe sur Plan-execution01.pdf ‘créé par Antoine’
- ne peuvent pas modifier le mot de passe de ce lien
- peuvent copier et envoyer ce lien à un interlocuteur externe

Donc Antoine, Bernard ou Charlotte peuvent transmettre à un interlocuteur externe le lien et le mot de passe choisi par Bernard.

Cet interlocuteur externe clique le lien et télécharge le fichier après avoir entré le mot de passe, cette action est enregistrée dans le journal d'activité.

Coté journal d’Activité
La règle c'est que seul le créateur du lien voit dans son journal d’activité la mention «  Plan-execution01.pdf téléchargé par lien public » avec l'horodatage.

Noter que le créateur du lien peut ne pas être le créateur du fichier.
Bernard peut avoir créé le fichier et Charlotte peut avoir créé le lien de partage et son mot de passe.
Dans ce second cas, seule Charlotte peut voire dans son journal d’activité que le fichier a été téléchargé.

Antoine et Bernard ne voient rien dans leurs journaux d’activité. S'ils veulent savoir si le fichier a été téléchargé, ils doivent le demander à Charlotte qui est signalée comme la créatrice du lien.

 Traçabilité de l’activité à un niveau supérieur d’administration

3.1 L’utilisateur propriétaire du Quota, BASE par exemple, voit également dans son journal d’activité la mention « Plan-execution01.pdf téléchargé par lien public » avec l'horodatage.

3.2 Les autres membres du groupe admin ont également un 'super' droit pour accéder aux informations détaillées de l'activité.

Il peuvent récupérer des informations très détaillées sur l’activité de téléchargement, y compris  l’adresse IP du téléchargeur, dans le menu Paramètres > Administration > Journalisation

 

Comment lire l'indicateur de Quota en bas à gauche de la page principale :
   "xx GB utilisés sur yy GB disponibles"

Symptôme : Un utilisateur ne reçois aucune notification par courriel et souhaite les recevoir.

Que signifie l'affichage dans le navigateur J-Doc de " 34 fichiers (dont 7 masqués) " ?