Travail collaboratif sur un même fichier avec J-Doc
Commen travailler à plusieurs sur un même fichier... Nous sommes habitués avec Windows à ce qu'un fichier ne soit accessible qu'en lecture si une personne est déjà en train de le modifier, qu'en est-t-il avec J-Doc ?
Ce n'est pas comme avec votre réseau local
Tout simplement parce que J-Doc vous offre la possibilité de travailler de façon asynchrone sur les fichiers, grâce au client de synchronisation.
Concrêtement, J-Doc peut distribuer automatiquement la copie d'un fichier sur autant d'ordinateurs que vous voulez et chaque personne qui en a le droit peut modifier ce fichier directement sur son ordinateur. Ensuite la synchronisation J-Doc va immédiatement déclencher la mise à jour du fichier sur tous les ordinateurs concernés ... s'ils sont connectés. Et ceux qui ne sont pas connectés reçoivent le fichier dès leur connexion.
Si deux personnes modifient en même temps un même fichier, J-Doc le détecte et créé un doublon du fichier avec le suffixe _conflict-<DATEHEURE> qui permet, en les comparant, de fusionner les dernières versions.
Si les utilisateurs travaillent avec l'interface navigateur
Alors l'utilisateur qui en a le droit téléchage un fichier, le modifie, puis le téléverse à la même place pour publier la nouvelle version du fichier. Il doit alors vérifier que personne n'a modifié le fichier entre temps, en regardant la date du fichier ou en regardant l'onglet activité du fichier qui trace qui a créé, ou modifié le fichier et quand.
Pour quoi
La synchronisation est très avantageuse pour les équipes multi-site, pour distribuer des documents chez des utilisateurs géographiquement disséminés, pour ceux qui travaillent dans le train, depuis depuis des sites qui ont des connexions internet de mauvaise qualité ou intermittente.
Comment éviter les "conflits" de mise à jour de fichier
D'abord avec de bonnes pratiques de gestion, en ne permettant pas à tout le monde de modifier le même fichier. Ensuite en répartissant le travail de création des documents sur des documents séparés.
Si une mise à jour d'un même document doit être faite par plusieurs utilisateurs, le faire à tour de rôle.
Le cas très classique de la modification d'une feuille de calcul par diverses personnes est traité ci-dessous.
Il serait possible de travailler 'comme avant'
J-Doc permet aussi un fonctionnement synchrone avec le mappage webdav qui permet de déclencher le mécanisme de verrouillage d'un fichier Office utilisé par quelqu'un.
Mais comme nous ne pouvons pas garantir que l'un des utilisateurs ne vas pas cour-circuiter le verouillage soit parce qu'il dépose un fichier modifié par l'interface web ou qu'il le met à jour sur son ordinateur avant une synchronisation via le client de synchronisation, nous ne pouvons pas recommander cette approche. Nous recommandons plutôt de s'organiser autrement.
Cette remarque est valable aussi pour les systèmes concurrents de J-Doc, tous fondés sur webdav comme J-Doc, et dont le marketing annonce de façon bien téméraire le verouillage d'un fichier en cours de modification.
Nos propositions : des bonnes pratiques d'organisation
Cas le plus fréquent : la feuille excel partagée ...
Prenons le cas de nombreuses agences qui voudraient accèder à une même feuille Excel en vue de consolider toutes les données.
Solution : D'un coté vous gardez la même feuille de calcul globale pour toutes les agences, de l'autre coté vous créez autant de feuilles de calcul qu'il y a d'agences pour permettre à chaque agence de saisir ses données dans chacune des feuilles de calcul séparées.
La fonction standard d’insertion de feuille externe, vous permet d'adapter très simplement la feuille de calcul globale existante de toutes les agences. Avec cette fonction 'insertion de feuille externe' vous remplissez automatiquement les données de chaque agence à l'intérieur de la feuille de calcul globale. Cette fonction lit directement les données dans le fichier Excel externe de chaque agence.
Cette méthode très ancienne a plusieurs vertus
- Réduire la vulnérabilité d’une feuille de calcul unique, manipulée par de nombreux opérateurs dont un seul peut altérer le travail de tous les autres.
- Simplifier la saisie de chaque agence grâce à une feuille de calcul minimale.
- Être très économique. Quelques heures suffisent pour faire cette importante amélioration en utilisant les mêmes outils qui ne changent pas les habitudes.
Et Collabora ?
Vous avez sans doute entendu parlé de Collabora qui est la solution open source de partage de document en ligne, qui, de plus, est techniquement intégré à NextCloud, le socle Open source de J-Doc.
Collabora est une solution très gourmande en resssources qui nous obligerait à passer sur une tarification par utilisateur bien plus coûteuse pour nos clients.
Comme le positionnement de J-Doc est d'offrir une haute qualité de service, au meilleur prix grâce au nombre illimité d'utilisateurs, nous avons choisi de ne pas intégrer Collabora à J-Doc.
Si nous faisions une telle intégration technique, ce serait sous un autre nom commercial de service, avec un autre grille tarifaire.
D'où la nécessité de distinguer ce type de besoin, qui concerne souvent une petite minorité d'utilisateurs, du service J-Doc tel que vous le connaissez et appréciez.