Bienvenue sur la nouvelle version J-Doc V15 !

Cette version est mise en service à partir de juin 2019. Voici que qu'elle vous apporte ...

La nouvelle version est fondée sur le package standard NextCloud version 15 à la place de V.13, elle utilise PHP 7.3 plutôt que 7.0 et bénéficie d'un nouveau moteur de base de données, plus rapide. Nous avons également amélioré les processus d'exploitation.

 

Les NOUVEAUTÉS de la V 4.15

Renommer un dossier : nouveau fonctionnement
Si un utilisateur qui en a le droit renomme un DOSSIER, le nouveau nom du dossier s'impose à tous les utilisateurs qui ont accès à ce dossier.
Le fonctionnement précédent (versions jusqu'à 4.13) où chaque utilisateur pouvait renommer à sa façon un DOSSIER est abandonné.

Il n'est plus possible de créer un dossier à la racine sans avoir du Quota
Cette source d'erreurs est désormais corrigée. Un utilisateur qui a un Quota =0B ne peut plus créer de dossier vide à la racine de son espace.

 

Paramètres > Partage
Permet de choisir les autorisations de partage par défaut qui s'appliquent lors de la création d'un nouveau partage. Dans la version précédente ces autorisations étaient figées.
Désormais choisissez les valeurs de départ de chaque nouveau partage : "Peut créer" Oui/non "Peut Modifier" Oui/non,  etc.

 

Modifier la page accueil
Vous pourrez désormais changer le logo de votre organisation, modifer la couleur de fond de la page, les inscriptions et placer une photo comme fond d'écran accueil ... C'est dans l'aide.
La couleur de fond de votre instance J-Doc sera créé automatiquement, si cette couleur n'est pas heureuse, vous pouvez faire le réglage vous-même en quelques secondes, suivez l'aide.

 

Choisissez la langue d'un Utilisateurs
Réservé aux administrateurs, vous pouvez choisir la langue d'un nouvel utilisateur au moment où vous le créez. L'utilisateur continue à pouvoir choisir sa langue.

 

Connaître son propre Nom d'utilisateur...
Incroyable, la version standard NextCloud ne permet toujours pas à un utilisateur de connaitre sont "Nom d'utilisateur", seul l'administrateur voit ce nom. Dans J-Doc chacun voit affiché le nom d'utilisateur, avec lequel il peut se connecter, en haut de sa page informations personnelles.

 

Conversion automatique PDF
Afficher vos documents Office grâce à un double .PDF généré automatiquement, c'est idéal pour les aperçus en ligne, sans devoir ouvrir le document word ou Excel.
Mettre en œuvre cette fonction n'est pas trivial. Vous devrez impérativement lire la page d'aide avant de vous lancer ...

 

Amélioration du traitement du blocage par force brute
Certains d'entre-vous ont expérimenté l'erreur 504 (désagréable) en cas d'erreurs répétées de mot de passe d'un collaborateur. Le traitement de l'erreur existe toujours, mais avec une explication désormais en claire (clquez).

 

Lecteur audio (sur demande)
Chaque instance J-Doc est désormais équipée d'un lecteur audio. Celui-ci n'est pas activé par défaut car il ajoute un picto et des fonctions qui n'ont d'intérêt que pour les clients qui manipulent des fichiers audio professionnellement. Demandez nous d'activer cette fonction (gratuit) si elle vous intéresse.

 

Commandes de workflow (sur demande)
les nouvelles versions de J-Doc vont intégrer de plus en plus de fonctions workflow. Il est désormais possible de créer des règles avancées de gestion des fichiers, par exemple interdire l'accès aux fichiers MS Excel/XLSX appartenant au groupe "Ressources Humaines" s'ils sont demandés depuis une adresse IP qui ne figure pas sur le réseau interne de l'entreprise ...
Complexe, cette fonction n'est pas activée par défaut. Demandez nous de l'activer (gratuit) si vous en avez besoin. Cette fonction sera documentée et le support de paramétrage que vous pourriez nous demander sera une prestation facturable.

 

Fonction "Téléversement uniquement" améliorée
Vous pouvez créer un lien de partage qui permet à des utilisateurs anonymes de télerverser des fichiers dans un 'puit sans fond' : ils ne voient pas les autres fichiers qui auraient pu être téléversés par d'autres, parfait pour la confidentialité.
Grâce à un grand client J-Doc, l"ergonomie améiliorée profite à tous.

 

Masquer les icones de téléchargement
Désormais, vous pouvez rendre difficile le téléchargement de documents .pdf qui ne seraient visibles que dans le navigateur pour certains utilisateurs. Certains produits confrères n'hésitant pas à laisser croire qu'ils empèchent le téléchargement, je vous laisse découvrir l'article à ce sujet.

 

Migration V4.13 vers V4.15

 

Un avertissement qui s'affichera avec la V15
La migration va afficher, pour les personnes de niveau administrateur, un avertissement sans gravité: 'liens de partage supprimés'. Pourquoi et comment gérer ce message, cliquez ici.

Vous devrez ajuster les règles de renforcement de mot de passe

Le programme de règles de renforcement de mot de passe est changé en V15. Vos règles sont ré-initialisées à un niveau moyen, identique pour toutes les instances J-Doc. Si vous voulez assouplir ou renforcer le niveau de règles de votre J-Doc, vous irez dans : Paramètres > Administration > Sécurité > Politique de mot de passe (vers le bas de page).

Cela n'impacte pas les mots de passe existants et ne s'applique qu'aux futurs changements ou créations de mot de passe.

INFO : Bien plus que la complexité d'un mot de passe, la meilleure protection est l'usage de l'authentification à deux facteurs. Il sera possible de l'imposer à un 'groupe' en prenant des précautions, lisez les consignes ici.