Dépassement de l'espace alloué à votre site J-Doc : libérer de la place

Vous êtes dans la situation où l'espace de stockage alloué à votre site J-Doc est totalement* utilisé selon les règles d'allocation d'espace (cliquez).

Que faire quand vous êtes en 'Quota 0B' (recommandé)

♦ 1 Vider la corbeille et supprimer les vieux dossiers

• Connectez-vous sur le compte "Base" qui contient 100% du Quota
• I est possible que la poubelle des fichiers soit bien remplie. Il faut la vider (cliquez pour la procédure).
  Si vous travailler avec le Quota 0B, donc avec un utilisateur nommé 'Base' (ou un autre nom), qui est le seul à avoir du Quota, cet utilisateur a le contrôle de tous les fichiers supprimés. Vous devez vider sa corbeille, cela fait un nettoyage total.
  
  
• Ensuite, supprimez les anciens dossiers qui ne sont plus utilisés pour le partage et qui méritent d'être archivés. N'oubliez pas de les supprimer définitivement en vidant la corbeille
   
  
• Enfin déconnectez vous de votre espace J-Doc et reconnectez vous. Cela déclenche des mécanisme de nettoyage automatique.
    

♦ 2 Augmenter l'espace disponible

Si la mesure ne suffit pas, vous pouvez souscrire de l'espace supplémentaire dont le coût dégressif est publié ici.
Il suffit alors de nous informer de votre demande d'espace à

Que faire si vous n'êtes pas en Quota 0B

♦ 1 Repérez lesutilisateurs qui ont un Quota >0B 

1/ Vous pouvez contrôler l'espace que chacun utilise dans la page  
    ATTENTION cet indicateur ne mesure pas les fichiers qui sont dans la corbeille.
   Par exemple l'usager ci dessous a 800MB dans sa corbeille et cela ne s'affiche pas. 

Survolez avec la souris la
zone Quota et vous verrez la
quantité utilisée par chaque
personne qui dispose d'un Quota.

♦ 2 Demander aux utilisateurs à Quota >0B de réduire leur espace utilisé

L'atteinte de la limite est une bonne occasion pour ranger et effacer les vieux dossiers.

Pour chaque Utilisateur disposant d'un Quota > 0B (ceux qui ont la maitrise totale de leur espace), notez que la cause N° 1 de saturation de l'espace est que ces utilisateurs n'ont jamais vidé leur corbeille.
Or vous n'avez aucun moyen de savoir si ces utilisateurs avec Quota ont des fichiers dans leur corbeille sauf à ouvrir avec eux leur espace et regarder avec eux si la corbeille est pleine. Certains de vos utilisateurs ont peut être plus de 1GO dans la corbeille sans s'en appercevoir...
D'où l'intérêt de donnez la consigne 'Videz votre corbeille' de façon impérative à vos utilisateurs.

 Envoyez à vos utilisateurs (surtout les gros consommateurs) ces conseils de bonne gestion :

"Prenez les mesures suivantes pour optimiser l'espace J-Doc mis à votre disposition.

• Vider impérativement la corbeille de votre espace (icône 'Fichiers supprimés' en bas à gauche de la page Fichiers) selon cette procédure (cliquez)

• Vérifiez chaque dossier de votre espace. Si un dossier n'est plus utilisé, vérifiez qu'il est bien archivé en dehors de J-Doc puis supprimez le. Après avoir supprimé de nouveaux dossiers, Videz à nouveau la corbeille.

• Déplacez certains dossiers. Le Quota qui vous est alloué personnellement est fait pour les dossiers sous votre responsabilité exclusive. Pour un dossier partagé avec d'autres personnes, utilisez de préférence un dossier commun qui a son propre Quota ou un dossier qui utilise le Quota d'un autre utilisateur.

♦ 2 Profitez-en pour réduire les allocations d'espace des utilisateurs

Dans la page , vérifiez chaque Utilisateur qui a un quota > 0B
- Cet utilisateur a-t-il vraiment besoin du Quota* personnel qui lui a été alloué ?
- Cet utilisateur a-t-il vraiment besoin de ce nombre de MB comme Quota personnel ?

* Quota : rappel important Définition et usage des Quotas.

• de supprimer un utilisateur avec Quota : cela supprimera non seulement l'utilisateur, mais en plus tous les fichiers et dossiers qui ont été créé dans SON Quota (sans affecter les fichiers qu'il a créé avec le quota d'autres utilisateurs) 
  
  
• de réduire le Quota d'une personne : en lui affectant simplement le nouveau Quota.

 ♦ Si cet utilisateur utilise plus que le nouveau Quota alloué, lorsqu'il se connectera, un message sera affiché "Votre espace est plein, il ne peut plus être mis à jour ou synchronisé !" ou en anglais "Your storage is full, files can not be updated or synced anymore!".

* Comment estimer votre espace disponible

Quand nous mettons à votre disposition X GO d'espace, vous en savez plus sur ce qui se passe sur cette page (cliquez) et vous pouvez estimez le taille de votre espace pour satisfaire les besoins de votre entreprise à l'aide d'une feuille de calcul

Quels risques si vous vous approchez d'un espace saturé ...

•  s'il n'y a plus d'espace disponible, cela signifie que les versions successives des documents gérées automatiquement par J-Doc ont été automatiquement suprimées pour libérer de l'espace selon la règle présentée ici.
• Les ajouts de fichiers sont refusés.
• Les supressions de fichiers se passent mal car il manque de l'espace technique de travail nécessaire.
•  . . .