Exemple d'arborescence des dossiers partagés. Dossiers synchronisés.

Voici un exemple pour organiser les dossiers sur une serveur synchronisé ..

Avant tout, vous devez connaitre les bonnes pratiques publiées sur cette page.

Chaque fois que vous préparez une arborescence de dossiers, celle-ci ressemblera à :

Le dossier niveau 1 : Droit pour quelques personnes qui voient toute l'arborescence.

Chaque dossier niveau 2 : Le droit de voir le dossier peut être accordé à d'autres personnes ou à des groupes larges ou restreints.

Chaque dossier niveau 3 : Le droit de voir les fichiers à partir de ce niveau peut être accordé à tel(s) groupe(s) ou telle(s) personnes qui ne sont pas désignés dans les niveaux 1 et 2.

Précaution : N'autorisez pas le même utilisateur à plusieurs étages d'une même arborescence de dossiers, cela créé des doublons dans l'affichage des dossiers de l'utilisateur.

En supervision Quota 0B, les dossiers de niveau 1 et leurs autorisations doivent obligatoirement être créés par l'utilisateur 'Base' . Les autres niveaux peuvent être crées par n'importe quel utilisateur autorisé.

Exemple pour partager des dossiers avec divers clients

L'entreprise travaille sur des dossiers clients uniques.
Dans chaque dossier client, il y a des informations internes réservées à nos collaborateurs, il y a des informations que l'on partage avec les collaborateurs du client et enfin, il y a des informations que le client partage avec nous.

Pour que cela fonctionne bien avec J-Doc, suivez le guide :

1/ Organisez l'arborescence des dossiers clients

Vous pouvez définir et organiser les dossiers
- soit sur votre réseau local informatique si vous utilisez la synchronisation
- soit dans votre navigateur web.

Créez un dossier nommé 'Dossier Client'.

puis créez un dossier pour chaque client
G:\DossiersClients\Client A
G:\DossiersClients\Client B, etc

Le dossier Client A, comme les autres, sera organisé de la façon suivante sur le serveur
DossiersClients\Client A\Informations Internes
        (ce dossier contient tout les dossiers et fichiers réservés à votre société)
DossiersClients\Client A\Informations client
        (ce dossier contient tout les dossiers et fichiers que le client peut voir et télécharger)
DossiersClients\Client A\Fichiers du client
        (le client peut déposer / modifier des fichiers dans ce dossier)

2/ Si vous avez choisi la synchronisation entre votre réseau local et le cloud J-Doc, faites la synchronisation de l'arborescence DossiersClients avec votre J-Doc

C'est simple, en suivant cette consigne tous les dossiers et fichiers du serveur sont copiés dans l'espace J-Doc en quelques heures.
Puis les dossiers et fichiers sont maintenus synchronisés en permanence chaque fois qu'il y a une modification soit sur le serveur, soit sur un poste distant synchronisé par une personne autorisée, soit par l'interface internet J-Doc, toujours par une personne autorisée.

3/ Créer les utilisateurs et les groupes

Chaque utilisateur est créé en suivant cette consigne.

Créez les groupes en suivant cette consigne.

4/ Partagez les dossiers avec les utilisateurs et les groupes

Vous déclarez par exemple :