Comment partager un dossier ou un document

Vous ouvrez les options de partage des dossiers et des documents avec l'icône partage

partage 2

Faites un partage  de fichier ou de dossier (cliquer partage)

Si "Le repartage n'est pas autorisé" s'affiche, c'est que vos droits sont limités pour ce dossier-là.

partage 3

0/ Choisissez la façon de partager selon votre interlocuteur

partager 01

Utilisateur enregistré  1 ou groupe 2 ?
Lien public 3 ou adresse courriel 4
 

Pour Les utilisateurs réguliers c'est 1 et 2, qu'is soient interne ou externe (clients, sous traitants) ils doivent étre enregistrés dans votre J-Doc dans la liste des utilisateurs, avec un accès officiel Nom + mot de passe. Vous pouvez créer des groupes (2) pour attribuer des droits à plusieurs personnes d'un coup.   
 

Pour les utilisateurs occasionnels, c'est 3 ou 4
Le lien public 3 est copiable, il peut-être collé :
 - Dans un courriel de correspondance courante vers autant d'interlocuteurs que vous le voulez
 - Dans un bouton cliquable d'une newsletter ou d'un site web

L'adresse mail 4, que vous saisisez telle-quelle, envoie automatiquement un lien personnalisé d'accès au dossier.

Choisissez cette option 4 pour individualiser les droits d'utilisateurs occasionnels. Posez-vous la question s'il ne vaut pas mieux créer la personne en tant qu'utilisateur régulier (1).


Ces quatre façons peuvent être utilisées en même temps. Certains ont accès à un dossier parce qu'il sont enregistrés dans votre J-Doc, d'autres y ont accès par un lien public en lecture seulement, et une autre personne, occasionnelle, y a accès avec le droit d'ajouter et modifier les fichiers.

1 & 2/ Vos options de partage avec une personne ou avec un groupe.

a/ Choisissez les personnes ou les groupes dans la zone "Nom ou adresse mail..."

b/ Pour chaque personne ou groupe vous accordez des autorisations en en cliquant ... à droite de 'Peut éditer'

Si toutes les cases sont décochées, la personne n'a qu'un droit, celui de lire et de télécharger le document.

partage 4

Pour accorder d'autres droits :

Peut repartager : Donnez le exceptionnellement.  Vous permettez à cette personne de partager le dossier ou document avec une personne ou un groupe connu dans le système J-Doc et aussi avec des personnes externes.

Peut créer : Permet à cet utilisateur d'ajouter un fichier dans ce dossier là.

Peut modifier : Permet de modifier n'importe quel fichier de ce dossier là, en créant automatiquement une nouvelle version.

Peut Supprimer : Autorise la supression de n'importe quel fichier de ce dossier. Donnez le exceptionnellement.

 

3/ Vos options de partage par lien public

partager 02Popularisé par WeTransfer le lien public produit une URL à copier/coller dans un courriel ou dans un site web.

Dépôt de fichier (Televersement uniquement)
Crée un boîte aux lettres ultra simple et ouverte au public. Les personnes qui reçoivent ce lien public peuvent vous transmettre un fichier ou un dossier de façon totalement sécurisée, sans besoin de mot de passe.

Masquer icône de téléchargement
Permet d'afficher en ligne des images ou des fichiers .pdf tout en rendant difficile leur copie sur d'autres ordinateurs en marsquand la fonction téléchargement (voir cet article)

 

4/ Vos options de partage avec une adresse courrielpartager 03

Ce Mode de partage est recommandé pour les partages individualisés et occasionnels.

Si Peut éditer n'est pas coché, l'accès est en lecture seulement. Sinon, l'accès est en éciture avec la possibilité de créer, modifier et supprimer des fichiers.

Note au destinataire envoie automatiquement un courriel qui contient le texte que vous avez saisi dans la zone avant de cliquer la flèche →

 

5/ Utiliser un lien direct interne

Pour un usage interne entre utilisateurs J-Doc, vous avez le "lien direct" présenté sur cette page.

 

Conséquences du partage

  • Si vous partagez un dossier, toute l'arborescence de ce dossier est accessible pour cette personne.
  • Avant de créer un dossier confidentiel, vérifiez toujours les autorisations données à son (ou ses) dossier parent.

 

Allez plus loin avec "les bonnes pratiques" du partage (cliquez pour lire l'article)

 

 

 

Une amélioration à apporter ? Vous n'avez pas trouvé de réponse à votre recherche ?    Ecrivez à support@j-doc.com