Créer un nouvel utilisateur
Exemple de la création d'un utilisateur "Antoine"
Ouvrez la page "Utilisateurs"
1 Langue des utilisateurs que vous créez
Si vous avez des utilisateurs dans d'autres langues, cliquez en bas à gauche "Paramètres"
Puis cochez Afficher les langues.
L'intérêt, si vous avez par exemple des interlocuteurs Anglais, Russes ou Coréens, c'est qu'ils recoivent le courriel d'accueil de création de leur compte directement dans leur langue maternelle, si vous réglez la langue avant de valider le nouvel utilisateur.
2 Créez l'utilisateur Antoine
- Son nom d'utilisateur qui est définitif, non modifiable (sauf à le supprimer et le re-créer)
Nous conseillons un nom très court, sans espace par exemple les initiales: - Son "Nom à afficher" qui est modifiable, tant par vous que par l'utilisateur lui-même.
Nous conseillons 'Prénom NOM', au besoin précédé du nom de sa Société pour les externes. - Son mot de passe : La meilleure pratique est de laisser le mot de passe vide* si vous indiquez aussi l'email.
Si vous choisissez d'écrire un mot de passe, vous devrez le communiquer à votre utilisateur par le moyen de votre choix, téléphone ou courriel séparé.
* Si vous ne mettez pas d'email et laissé le MdP vide, le message d'erreur 'Veuillez compléter ce champs" s'affichera. - Son e-mail :(toujours écrit en minuscules)
- Si vous ne mettez pas d'e-mail, l'utilisateur ne recevra pas de notifications.
- Si vous mettez un email et que le mot de passe est vide, (la meilleure pratique)
alors un email de bienvenue avec un lien de création de mot de passe est envoyé - Si vous mettez un email et que le mot de passe est rempli,
alors un email de bienvenue sans information mot de passe est envoyé, vous devez
communiquer le mot de passe par un moyen de votre choix.
Important : écrivez toujours l'email en minuscules, ne mettez aucune lettre en majuscule sinon il ne serait pas possible d'activer "Mot de passe oublié" où l'usage du courriel est sensible à la casse.
- Groupe : Eventuellement indiquez le ou les groupes auquel(s) il appartient.
Si vous créez un administrateur général de l'espace J-Doc c'est là qu'il faut indiquer au moins un groupe 'admin'
en suivant les recommandations. - Laissez le Quota par défaut (valeur = 0B) sauf si vous savez ce que vous faites.
bouton en bas à gauche
* Cliquez ici pour nos recommandations pour les paramétres.
3 Si vous créez une liste de nouveaux utilisateurs
Si la liste des utilisateurs que vous créez appartennent tous aux même(s) groupe(s), créez le premier utilisateur en l'affectant au(x) groupe(s) et vous verrez que lors de la création du suivant, le(s) groupe(s) restera coché.
Si vous avez des centaines ou des milliers d'utilisateurs à créer d'un coup, nous pouvons vous aider à le faire depuis un fichier Excel, cliquez ici.
4 Notification de l'utilisateur qu'il bénéficie d'un compte J-Doc chez vous
Par défaut, l'utilisateur reçoit un courriel automatique l'informant de la création de son compte.
Si vous voulez faire autrement, la notification par courriel lors de la création d'un utilisateur est traité dans cet article.