Bonnes pratiques de partage des dossiers

Les règles de partage induisent les bonnes pratiques de partage des dossiers

En résumé, pour partager des fichiers ...

1/ Vous créez des utilisateurs. Cela ne leur donne aucun droit sur les fichiers : tout se passe dans les dossiers.

2/ Vous créez l'arborescence de dossiers en fonction
    - des besoins de l'organisation et
    - des droits que vous voulez attribuer, aux divers niveaux ed l'arborescence.

3/ Pour chaque dossier vous attribuez des droits aux utilisateurs (avec l'icone de partage).

Les 4 règles de partage à connaître

• Règle 1  Si vous partagez un dossier avec une personne ou un groupe, toute l'arborescence de ce dossier est accessible pour cette personne.
  
  • Dossier confidentiel : n'oubliez pas que les personnes autorisées dans n'importe quel dossier parent d'un dossier confidentiel ont accès à ce dossier confidentiel.

 

 

• Règle 2  Attribuez les permissions d'un utilisateur dans le dossier de plus haut niveau partagé avec lui.

Si vous partagez un dossier avec Antoine, Bernard et Charlotte les permissions dont ils bénéficient sont définies au même endroit que  le partage.

Par exemple Antoine et Bernard peuvent juste voir un dossier.
  Tandis que Charlotte a des droits étendus.

Peut repartager : Donnez le rarement
Peut supprimer : Donnez le pas souvent

 

 

• Règle 3   N'attribuez pas de permissions, dans un sous-dossier, à un personne dont les permissions ont déjà été déclarées dans un dossier parent.

Si vous cherchez à modifier les droits d'Antoine dans un sous-dossier, ce sera bien pris en compte techniquement mais cela créera pour-lui, une confusion dans l'affichage des dossiers alors que tout paraitra normal normal pour vous.

 

• Règle 4 Si vous partagez un SOUS-dossier avec une personne, celle-ci ne connaît que le nom du sous-dossier, les noms des dossiers parents lui sont cachés

Exemple de 3 dossiers ' Paris, Lyon et Marseille' qui ont les mêmes sous dossiers, 'Finance, Production et Ventes'.

Si on limite l'accès d'Antoine aux dossiers 'Ventes', il est astucieux de rappeler le nom du dossier principal dans le nom du sous-dossier :

PARIS > Paris Finances 
              Paris Production
              Paris Ventes
LYON > Lyon Finances 
             Lyon Production
             Lyon Ventes
MARSEILLE > Marseille Finances 
                         Marseille Production
                         Marseille Ventes

 Avec cette façon de nommer les sous-dossiers, Antoine aura accès à

Paris Ventes
Lyon Ventes
Marseille Ventes

   Antoine ignorera tous les autres dossiers (Finances, Production, ...).

 En pratique

• Regardez un modèle d'organisation sur cette page ...
• Intéressez vous aux particularités du renommage de dossiers dans J-Doc.