A propos des QUOTAS
Définition
Votre site J-Doc présente un espace total disponible de X GB, par exemple 25GB (ou 25 GO, c'est pareil).
Le "Quota" est la quantité, exprimée en KB ou en GB, d'espace de travail qui est affecté à un utilisateur par un administrateur dans la pages 'utilisateurs'. Cet espace personnel et confidentiel est partageable à la discrétion exclusive de l'utilisateur qui en dispose.
Le Quota est affecté à un utilisateur. C'est l'espace dont il dispose dans les dossiers et sous-dossiers qu'il créée lui-même. Le quota n'est jamais affecté à un dossier.
Donc si Antoine a un Quota = 0B, c'est à dire le minimum possible, cela ne l'empêche pas d'ajouter des fichiers partout où il y est invité.
Principes à connaitre
- Attribuer des Quotas est un privilège des administrateurs généraux ET des administrateurs de groupe.
- L'attribution des Quotas est libre : il n'y a pas de plafond imposé. Ne mettez pas "Qota illimité" cela créé des problèmes dans la supervision automatisée de l'espace.
- Suggestion forte : Utiliser Quota = 0B pour tout nouvel utilisateur, c'est le plus petit Quota possible.
Cela permet de traiter l'attribution de Quota au cas par cas. Même avec un Quota de 0B un utilisateur a des prérogatives très grandes (voir ici). - Il est astucieux d'affecter le Quota uniquement à des utilisateurs virtuels qui supervisent les données.
Par exemple un utilisateur virtuel BASE qui supervise toutes les données courantes de la société, et un utilisateur virtuel DRH qui supervise les données personnelles sensibles de l'entreprise. -
Attention n'attribuez pas plus de quota que ce que vous avez commandé, vous vous exposeriez à des erreurs importantes décrites au chapitre 4 de cet articles.
Par conséquent
- Un administrateur de Groupe peut changer le Quota qui lui est attribué (ne pas le faire sans l'accord de l'administrateur général) ainsi que celui des membres de son groupe, qui, si possible, doit rester à 0B.
- Il est possible de distribuer plus de Quotas que l'espace total disponible et ce n'est pas recommandé du tout.
A savoir
- Un utilisateur qui a un Quota = 0B n'est absolument pas limité. Il peut créer, avec le bouton + , un dossier dans un dossier et ajouter autant de fichiers qu'il veut s'il en a la permission.
Ceci permet à l'utilisateur sans Quota de contribuer uniquement dans les dossiers ou il y est invité.
Allez revoir ici les prérogatives très étendues des utilisateurs qui ont un Quota = 0B.
Bonne pratique : Attribuer aux utilisateurs un Quota de 0B
Une bonne façon de gérer et de contrôler votre espace J-Doc est d'attribuer un Quota de 0B à chaque utilisateur, y compris vous-même, et de créer un utilisateur fictif nommé, par exemple, 'BASE' qui détient tout le Quota de votre espace J-Doc et que vous et les autres administrateurs contrôlent.
La mise en oeuvre du Quota 0B est décrite sur cette page.
Notre conseil : Publiez un règlement d'attribution de Quota pour les administrateurs
En tant qu'administrateur général, vous pouvez utiliser la règle conseillée du Quota à 0B, vous pouvez aussi utiliser une autre règle d'attribution de Quota, généralement dans un contexte de haute sûreté.
Vous devez informer les administrateurs de Groupe de la règle qui s'applique ainsi que de leur responsabilité sur la question, par exemple de ne pas changer les Quotas.
IMPORTANT : Taille de votres espace J-Doc et Quotas
Lisez cet article important sur la façon dont est utilisé l'espace total de votre organisation
La taille totale de votre espace J-Doc est fixée, par exemple 25 GO.
Rien ne vous empêche de distribuer des Quotas dont la somme dépasse la taille totale fixée.
Si tous les utilisateurs consomment leurs quotas, il y a un risque d'erreur décrit au chapitre 4 de cette page.
Vous devrez alors demander une augmentation de la taille totale de l'espace J-Doc (Commercial).