Activité et notification des téléchargements de fichiers
Qui a téléchargé quel document ... Où est l'information comment est-elle diffusée.
Dans J-Doc, on peut demander à tracer les téléchargements dans l'activité via une page de paramétre (cliquer) Les paramètres à cocher sont :
Cette activité là suit un comportement particulier
La journalisation de "Qui télécharge Quel Fichier à Quel moment" est une information sur laquelle il y des règles particulières.
A/ Si le fichier est partagé par Mail ou par Lien public
Dans ce cas, la personne qui a créé le lien est notifiée du téléchargment dans son journal d'activité : nom de fichier + date + heure, elle reçoit également un courriel de notification si elle l'a demandé dans ses paramètres.
L'utilisateur qui détient le Quota dans lequel se trouve le fichier téléchargé partagé par un LIEN est également notifié du téléchargement : nom de fichier + date + heure.
Aucin autre utilisateur, ayant également accès au fichier téléchargeable, n'est informé d'un téléchargement par LIEN.
B/ Si le fichier est partagé avec des utilisateurs J-Doc
Dans ce cas, lorsqu'un utilisateurs J-Doc qui en a le droit télécharge un fichier, ce téléchargement : "Qui Quoi, Quand" est notifié uniquement dans le journal d'activité de l'utilisateur qui contrôle le plus haut niveau : celui qui détient le Quota. (C'est à dire l'utilisateur BASE dans l'organisation Quota Zéro que nous préconisons).
Le téléchargement n'est pas notifié dans le journal d'activité de la personne qui a partagé le fichier ou dossier si celle-ci n'est en même temps la détentrice du Quota (ce qui est fréquent). Ceci contrairement à ce que laisse penser la grille de paramétrage citée ci-dessus. (Nous avons ouvert un Ticket avec le développeur sur ce sujet pour que l'ambigüité soit levée. )
Le téléchargement n'est pas notifié auprès des autres personnes qui ont accès au dossier ou fichier.
NOTE : Il n'y a pas d'envoi par courriel de ce type de notification "Mr Untel a téléchargé Tel fichier Tel jour à telle heure". Ceci contrairement à ce que laisse penser la grille de paramétrage citée ci-dessus. (Nous avons ouvert un Ticket avec le développeur sur ce sujet pour que l'ambigüité soit levée. )
Comment traiter les données de téléchargement par utilisateur
Si vos processus internes vous conduisent à devoir traiter les activités de téléchargement de vos utilisateurs : "Qui a vu ou téléchargé Quel fichier à Quelle heure" nous vous invitons à recueillir et traiter le flux RSS de l'activité et de la traiter séparément en suivant ces conseils.
accusé de réception averti du téléchargement alerte dépot