Importer une liste d'utilisateurs dans J-Doc

Il est possible de charger en masse une liste d'utilisateurs dans J-Doc.

Quand ?

Cette prestation est facturable sur devis au prix indicatif de 160 €HT.

Comment ?

Nous manipulons votre liste d'utilisateurs dans le stricte respect du secret profesionnel (CGU §7) en prenant les précautions ad'hoc pour sa protection pendant l'échange du fichier puis pour sa destruction après usage.

Pour le chargement en masse de vos utilisateurs, les conditions sont les suivantes.

Vous nous envoyez un fichier Excel avec des données vérifiées par vos soins et sans erreurs
     (Nous ne faisons ni correction, ni signalement des erreurs. Les lignes en erreur ne sont pas traitées.)
Contenant les colonnes de données suivantes
   Identifiant :  Un mot sans espace ni caractères accentués   Exemple : PDupont
                       attention ne mettez pas d'espace à la fin du mot
   Nom Complet : Généralement "Prénom Nom" ou "Société Prénom Nom" espaces et caractères accentués autorisés Exemple Pierre Dupont
   Adresse e-mail : Vérifiez que l'e-mail est exact, sans espace ni extension tronquée. Assurez vous qu'il n'y a aucune MAJuscules dans aucun e-mail car cela compromettrait la fonction "mot de passe oublié ?'.
   Mot de passe :  Mettez un mot de passe compliqué que vous n'aurez pas à communiquer à l'utilisateur, vous lui conseillerez de cliquer 'Mot de passe oublié ?' selon la recommandation de cette page.
Idéalement c'est une série de Mots de passe tous distincts les uns des autres.
Vous pouvez aussi mettre un mot de passe convenu avec chaque utilisateur, mais ce n'est pas recommandé en terme de sécurité.

En synthèse, le tableau Excel aura les colonnes suivantes :
   Identifiant     Nom Complet     Adresse e-mail      Mot de passe

ATTENTION PAS DE DOUBLONS

a) Vérifiez soigneusement que votre fichier ne contient aucun doubons

- La zone adresse e-mail doit être unique, vous ne pouvez pas créer deux utilisateurs qui portent le même email.
- La zone Identifiant doit être unique, vous ne pouvez pas créer deux utilisateurs qui portent le même identifiant.
- La zone Nom complet peut être la même pour deux utilisateurs différents, pourvu que leurs indentifiant et email soit bien différents.

b) Vérifiez votre liste avec les utilisateurs existants avant l'import
Vous devez ne pas envoyer des utilisateurs qui soient des doublons avec les utilisateurs que vous aviez déjà créés dans J-Doc et ceux que vous mettez dans le fichier Excel d'import : Vérifiez soigneusement le fichier.
(s'il reste des doublons, ces utilisateurs 'doublons' seront écrasés et les partages fait par eux ou avec eux seront perdus)

GROUPES
Par défaut, les utilisateurs sont créés sans les rattacher à des groupes.

Si vous utilisez les groupes et que vous voulez affecter vos utilisateurs à des groupes lors du chargement des utilisateurs, vous devez :

1/ Créer les groupes dans votre espace J-Doc
   Si les groupes n'ont pas été crées par vous, l'affectation des utilisateurs aux groupes ne sera pas faite lors de l'import

2/ Ajouter entre une et trois colonnes de données
  Groupe 1 :  Indiquez le nom exact du premier Groupe auquel appartient l'utilisateur
  Groupe 2 :  Indiquez le nom exact du second Groupe auquel appartient l'utilisateur
  Groupe 3 :  ....

En synthèse, le tableau Excel aura les colonnes suivantes si vous envoyez les groupes:
    Identifiant     Nom Complet     E-mail      Mot de passe    Groupe
    ou
    Identifiant     Nom Complet     E-mail      Mot de passe    Groupe 1   Groupe 2

RAPPEL vous devez ne pas faire de doublons entre les utilsateurs déjà créés dans J-Doc et ceux que vous mettez dans le fichier Excel d'import : Vérifiez soigneusment le fichier.

 CE QUE VOUS NOUS TRANSMETTEZ :

1 - Le fichier Excel via un dossier sécurisé J-Doc que nous détruirons après usage.
2 - Votre consigne pour la notification ou pas du courriel utilisateurs (voir ci dessous)

NOTIFICATION AUTOMATIQUE PAR COURRIEL DES UTILISATEURS : OUI OU NON ?
Par défaut, l'ensemble des destinataires reçoit une notification courriel l'informant qu'un compte lui a été créé dans votre espace J-Doc.
Si vous préférez envoyer vous-même un message personnalisé à un moment choisi par vous, ce qui est recommandé, demandez-nous bien de débrayer l'envoi du courriel automatique.