Gérer les utilisateurs et leur affecter des droits sur un dossier

En tant qu"administrateur général :

Prenez connaissance des bonnes pratiques de partage de fichier (cliquez ici)

Vous avez déjà survolé les prérogatives utilisateurs (cliquez ici).

Et enfin vous devez avoir pris connaissance de ce qu'est un Quota (cliquez ici).

L'exemple suivant vous montre toutes les étapes  "Comment permettre à Antoine de gérer un dossier de fichier nommé 'Ecole Pasteur de Sèvres' et un groupe d'utilisateurs qui accède a ce dossier ?"

Plusieurs approches sont possibles, nous en présentons deux

• A) L'approche recommandée "QUOTA 0B"
      Antoine organise son dossier et ses utilisateurs sous votre supervision
  
• B) Antoine est totalement indépendant
• Pour d'autres organisations, prenez conseil auprès de nous pour partir du bon pied.

A) Antoine organise son dossier et ses utilisateurs sous votre supervision  (Quota = 0B)

A2   S'il doit créer lui-même des utilisateurs, vous devez créer ou affecter un groupe à Antoine, responsable du nouvel espace

Rappel sur les groupes (ces règles simples vous aideront dans vos choix d'organisation)

• Un utilisateur peut faire partie de plusieurs groupes.
• Un utilisateur peut être nommé Administrateur d'un groupe donné.
• L'administrateur de groupe peut créer de nouveaux utilisateurs qui sont automatiquement affectés à son groupe.

 L'administrateur de groupe a le droit d'inviter de nouveaux utilisateurs dans son groupe.

Nous vous invitons à suivre ce conseil sur le groupe "Annuaire"

Comment créer un groupe

Notez (ci-dessus) que la gestion de GROUPE est limitée à la création et la suppression d'un groupe.
La modification du nom du groupe n'est pas possible. Choisissez soigneusement le nom de chaque groupe (sinon, supprimez et recommencez).

Ci-dessous nommez Antoine Administrateur du groupe Pasteur Sèvre avec la colonne ad'hoc.

A3   Créez le dossier correspondant au nouvel espace de travail pour Antoine

Connectez-vous à J-Doc en tant qu'utilisateur superviseur, généralement  'Base'. Voir cette page. 
Cliquez l'icône Fichiers (en haut à gauche) puis ...

Ecrivez le nom du dossier, et voilà !

A4  Donnez tous les droits à Antoine sur ce dossier

Cliquez sur l'icône Partage (voir ci-dessous), dans la fenêtre de partage qui apparaît, tapez les premières lettres 'ant' qui fait apparaitre le nom d'Antoine Andrieux. Sélectionnez-le.

Et donnez tous les droits à Antoine en cliquant sur toutes les options

Et c'est fini.

Antoine a désormais la capacité à gérer cet espace lui-même. Cet espace reste sous votre contrôle : vous voyez tout ce qui se passe dans le dossier et les fichiers qui y sont déposés sont imputés au Quota de l'utilisateur superviseur.

Allez plus loin en suivant nos conseils pour organiser les dossiers J-Doc avec des utilisateurs sous supervision centrale "Quota 0B" (cliquez)

B) Cas où Antoine est indépendant dans la gestion de son espace (Quota > 0B)

Simplement, l'on va donner à Antoine un Quota d'espace dont il fera ce qu'il veut. Voici comment.

B1 Créez ou nommez l'utilisateur responsable du nouvel espace

S'il n'existe pas, vous créez l'utilisateur Antoine en indiquant

• Son nom d'utilisateur qui est définitif, non modifiable (sauf à le supprimer et le re-créer)
  
• Son mot de passe
• Eventuellement le groupe auquel il appartient.

Un email peut être est envoyé automatiquement à ce nouvel utilisateur (voir cette recommandation).

 Puis complétez l'information "Nom complet" de l'utilisateur
Cliquez la zone "Nom complet", remplacez le nom d'utilisateur copié par le Nom complet de votre choix.
Nous conseillons  'Prénom NOM', au besoin précédé du nom de sa Société.

B2  Réglez le QUOTA de l'utilisateur

B3 Créez ou affectez un groupe à l'utilisateur responsable du nouvel espace

suivez exactement les consignes A2 ci-dessus.

B4 Antoine se débrouille seul pour créer le ou les dossiers et les utilisateurs dont il a besoin.

Antoine suivra lui-même la consigne qui est décrite dans cet article de l'aide utilisateur.