Transmettre un commentaire aux utilisateurs d'un fichier ou dossier

Question :  Sur un fichier ou dossier, peut-on ajouter un commentaire ?
Ce commentaire peut-il être notifié par courriel auprès des personnes qui y ont accès ?

Réponse : de deux façons.

1/ En ajoutant un commentaire dans la zone commentaire du dossier ou fichier.

L'onglet Activité permet d'ajouter des commentaires, et de lire les commentaires sur le fichier ou sur le dossier.
Noter que les commentaires sont indexés dans le moteur de recherche.

Il est possible de faire une notification courriel du commentaire à un utilisateur avec l'opérateur @
Notez que le courriel n'envoit pas le texte du commentaire, le destinataire doit aller le lire dans J-Doc.

Pour qu'un tel courriel soit bien envoyé, il faut que les utilisateurs destinataires fassent un réglage dans leurs paramètres :
Paramètres > Personnel > Activité > Autres activités > Commentaires sur les fichiers 
  il leur faut cocher la case 'Commentaires sur les fichiers'.

L'administrateur pour imposer que cette case soit cochée pour tout les nouveaux utilisateurs créés :
Paramètres > Administration > Activité > Autres activités > Commentaires sur les fichiers = case cochée.

 Quand un commentaire est inscrit :
 - Ça identifie automatiquement l'auteur du commentaire
 - Ça horodate le commentaire
 - Ça permet à l'auteur (et lui seul) de modifier son commentaire
 - Ça trace les changements du commentaire dans l'activité (il est donc impossible de répudier un commentaire, en le changeant de "validé" à "non validé" par exemple, sans que cela soit visible et tracé dans l'activité)

 

2/ En utilisant la fonction 'note au destinataire' associée à chaque partage

Quand vous partagez un dossier ou un fichier avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs, vous avez une option "Note au destinataire".
Si vous rédigez une note dans cette zone, le texte rédigé est envoyée par courriel au destinataire ou à tous les destinataires s'il s'agit d'un partage avec un groupe.

Attention, le partage avec un groupe est à activer en connaissance de cause car il ne permet pas d'envoyer les notifications courantes de création, modification de fichiers.