Notification des groupes d'utilisateurs : particularité

Les paramètres de notification nous permettent de recevoir des courriels en cas de téléversement de fichiers dans un dossier, uniquement s'il est partagé avec nous en tant qu'utilisateur individuel.
La notification courriel n'est pas déclenchée par J-Doc si l'on fait partie d'un groupe d'utilisateurs avec lequel le dossier est partagé.

Ce comportement est un choix de l'équipe de développement du logiciel Nextcloud, sous-jacent de J-Doc.

Comment traiter la question de la notification par courriel de groupes d'utilisateurs

Si vous avez besoin qu'un courriel soit envoyé systématiquement aux membres d'un groupe de personnes, nous proposons deux solutions.

1/ Gérer les membres du groupe dans le partage du dossier de plus haut niveau et non pas dans la gestion des utilisateurs

• Ne créez par de Groupe d'utilisateur et n'assignez pas chaque utilisateur concerné au Groupe envisagé.
  
  
• Gérez les personnes qui font partie des destinataires en les désignant personnellement dans l'onglet "partage" du dossier.

La gestion du groupe de destinataires est ainsi faite à un seul endroit, attaché au dossier de plus haut niveau. Cela a l'avantage d'attribuer les droits de façon fine et lisible : Untel a le droit d'ajouter des fichiers tandis que tels autres n'ont que le droit de lire par exemple. Automatiquement les utilisateurs recevront les notifications courriel s'il ne l'ont pas interdit dans leurs paramètres.

2/ Si vous partagez vos dossiers via les groupes J-Doc

Vous acceptez alors que si une modification est faite dans un dossier J-doc, alors J-Doc ne se charge pas d'envoyer la notification courriel automatique.
Vous pouvez notifier les membres du groupe en vous appuyant sur les groupes qui existent dans votre messagerie interne d'entreprise.
Vous connaissez sans doute cette possibilité d'adresser des groupes avec un simple courriel, par exemple l'envoi d'un courriel à est distribué dans les boites aux lettres individuelles de chaque membre du service marketing.

Vous pouvez donc

1. Créer dans votre messagerie interne un courriel dédié au Service marketing  
   
   
2. Créer un utilisateur J-Doc avec le courriel  .
   
   
3. Le dossier Marketing est partagé d'une part avec le groupe J-Doc Service-Marketing auquel sont rattachés tous les membres du service marketing et d'autre part avec le membre fictif 
   

 

1. Quand un fichier est modifié dans le dossier marketing, un message est automatiquement envoyé à ce qui prévient tous les membres du service marketing.
   

 

3/ Variante pour les groupes d'utilisateurs qui ne sont pas inscrits dans votre J-Doc

Une autre façon est de vous appuyer sur les groupes qui existent dans votre messagerie interne d'entreprise.
Vous connaissez sans doute cette possibilité d'adresser des groupes avec un simple courriel, par exemple l'envoi d'un courriel à est distribué dans les boites aux lettres individuelles de chaque membre du service marketing.

Vous pouvez alors

1. Créer un lien public dans J-Doc sur le dossier qui doit être vu par votre groupe de personnes qui ne sont pas inscrites.
   
   
2. Créer un courrriel circulaire qui informe qu'n nouveau document est disponible en cliquant le lien public
   qui sera envoyé à qui correspond à votre groupe de messagerie.