Paramétrer J-Doc comme WeTransfer pour de vos utilisateurs OCCASIONNELS

Guide de l'administrateur pour paramétrer J-Doc "à la WeTransfer^(TM)" pour répondre aux besoins d'utilisateurs qui doivent envoyer et recevoir des fichiers occasionnellement

1/ Exemple de message que vous publierez auprès de vos utilisateurs qui ont des besoins ponctuels d'échange de fichiers

" Les outils de type WeTransfer^TM  ne sont pas autorisés dans l'entreprise. Nous mettons à votre disposition la solution interne J-Doc qui vous permet, très simplement, d'envoyer et de recevoir des fichiers par Internet.

1/ Connectez vous sur cette page : https:/monsitejdoc.j-doc.com

2/ Entrez l'identifiant  Partage  et le mot de passe  xxxxxyyyyy  de notre entreprise (de votre service, ...)

3/ L'espace qui s'ouvre vous permet d'envoyer et recevoir
    des fichiers simplement à la manière de WeTransfer^(TM).  
   pour en savoir plus,, suivez les conseils de cette page.  "

2/ Comment le mettre en oeuvre ?

a) Créer un (ou plusieurs) compte(s) public(s) de partage

Vos utilisateurs occasionnels vont partager un compte générique dédié à l'envoi et la réception des fichiers.

Les fichiers envoyés ou reçus dans ce compte générique seront automatiquement détruits au bout de X jours. Il sera possible d'y voir un dossier ou un fichier envoyé par un autre utilisateur de l'entreprise qui n'a pas encore été détruit automatiquement.
Il est bien compris que ce compte partagé se sert jamais pour la transmission de documents confidentiels qui doivent bénéficier de comptes individuels J-Doc. Les informations qui y transitent sont réputées connues ou publiques pour les membres du service ou de l'entreprise.

 

Aller dans le Menu Utilisateurs

a) Créer le groupe  Partages10J  (vous pourrez créer d'autres goupes, Partage20J par exemple pour une durée de rétention de 10 ou 20 jours.)

b) Créez un Nom d'utilisateur = Partage   (ou partage-com' pour le compte générique du service communication)
    Nom à afficher = Partage de fichiers  (par exemple)
    Mot de passe = celui que vous diffusez auprès de vos utilisateurs
   Adresse E-mail = ne rien mettre ou mettre celui d'une personne qui recevra des notifications des mouvements sur le compte générique.
    Groupes : mettez Partage10J  (le nom de groupe que vous venez de créé)
   Quota = Mettre un quota en GB compatible avec la taille maximum des fichiers transmis et compatible avec l'espace global disponible de votre J-Doc. Pourquoi pas 3 ou 4 GB pour permettre réception et envoi de très gros fichiers. Attention aux règles à connaitre en cas de très gros fichiers (cliquez)

 

b) Paramètrez la destruction au bout de X jours

 

 

 

 

Allez dans le Menu paramètres > Etiquette & +

 

 

 

a) Créez une étiquette nommée "Détruire au bout de 10 jours" avec cette procédure.

b) Affectez le délai de destruction avec la même procédure.

c) Avec l'Etiquetage automatique, (cliquez) créez la règle suivante ici nommée "partage10j" :
[Membre du groupe utilisateur ]  est membre de  [Partage10jrs] (le groupe que vous avez créé ci-dessus.

 

 Cette règle fait que tous les dossiers ou fichiers fichiers que le (les) utilisateur(s) membres du groupe "Partage10jrs" vont déposer ou recevoir seront automatiquement détruit au bout de 10 jours.

 

Le paramétrage est fini : Tous les fichiers déposés ou reçus par un utilisateur générique (qui fait partie du groupe 'Partage10jrs' )  sera automatiquement détruit au bout de 10 jours (ou de X jours selon votre choix)

 

 3/  Rappel pour vos autres utilisateurs qui envoient et reçoivent régulièrement des fichiers

 Créez leurs des comptes utilisateurs individuels pour une utilisations traditionnelle de J-Doc.