Boite aux lettres sécurisée sans mot de passe pour recevoir des fichiers envoyés par le public
Nous avons publié dans le site commercial une page (cliquez) qui démontre comment mettre à la disposition du public une boîte aux lettres pour recevoir des données personnelles confidentielles.
Ce dispositif vous permet de respecter le RGPD en évitant de demander à des tiers d'envoyer des donnes personnelles par pièce jointe de courriel et sans leur envoyer de mot de passe (difficile à sécuriser).
Comment faire ?
Voici l'écran d'accueil que vous obtenez. Remarquez les deux textes que vous allez paramétrer :
- "notre espace protégé" et "Dossier sécurisé de documents téléversés"
Ainsi que votre futur logo qui s'affichera à la place de la pastille ronde et verte ( N )
1/ Créer l'utilisateur 'Depot'
Comme le texte "notre espace protégé" correspond au "Nom à afficher" d'un utilisateur, nous créons un utilisateur avec :
Nom d'utilisateur = Depot (ou le nom de votre choix)
Nom à afficher = notre espace protégé (ou le texte de votre choix.)
Quota = supérieur à zéro. Par exemple 500 MB. (les fichiers téléversés n'y restent pas longtemps.)
[ Ceci par exception à notre recommendation "quota zéro" ]
2/ Créer le dossier de récéption des fichiers
Connectez vous avec l'utilisateur Depot
- Créez un dossier nommé "Dossier sécurisé de documents téléversés" (ou le nom de votre choix.)
- Faites un partage interne de ce dossier avec les utilisateurs qui doivent accéder à ces fichiers téléversés.
Cela leur permet :
D'accéder à ce dossier pour retirer les documents qui sont déposés.
D'être notifié des téléversements par courriel. - Créez sur ce dossier un lien de partage avec l'option Dépôt de fichier (téléversement uniquement) cliquer pour l'aide
- Copiez ce lien de partage précieusement là ou vous en avez besoin : dans un site web qui invite à déposer les documents, dans les courriels qui invitent à déposer les documents, dans des sms qui demandent le dépôt d'une photo, ...
3/ Le logo
Préparer le logo de votre entreprise dans une image de 120 x 120 pixels
pour que le logo s'affiche,
Toujours dans le compte de l'utilisateur Depot, allez dans
Paramètres > Informations personnelles > là vous est proposé de télécharger une image pour l'utilisateur.
Vous y téléchargez l'image préparée.
lien de téléversement / sans mot de passe lien de partage