Modèle d'organisation des dossiers dans J-Doc

Si vous avez lu les bonnes pratiques (cliquez), vous aimerez avoir un exemple concret d'organisation pour vos dossiers J-Doc.

 

Antoine est le chef du projet 'Avenir' dans une agence de communication.

La situation qu'Antoine doit gérer avec J-Doc

1 Qui intervient sur le projet

• Marc, le manager d'Antoine veut avoir accès à tous les dossiers
• Bernard et Denise sont les collaborateurs de l'agence affectés au projet
• Françoise la responsable financière de l'agence veut ne voir que les informations financières
• Charles, le client, accéde aux documents de son projet
• Les sous-traitants Sophie la graphiste et Simon le webmaster

2 Quelles informations sont partagées dans le projet

Antoine gère les documents, les images et les photos préparés par son équipe. La plus grande partie des documents sont à usage interne et partagés avec les sous traitants. Ils ne doivent surtout pas être montrés au client qui ne doit voir que les documents finalisés.
Les documents terminés sont mis à disposition du client.
Le client téléverse dans un dossier un ensemble de photos de ses produits qui doivent être utilisés dans le projet.

Antoine gère aussi le budget du projet, les devis et les factures des fournisseurs. Il tient à jour un fichier Excel de suivi de budget.

Que va faire Antoine pour préparer son espace J-Doc ?

L'administrateur général a préparé un dossier 'Projet Avenir' sur lequel Antoine a tous les droits. Il a aussi créé un groupe d'utilisateurs 'Avenir' dont Antoine est l'administrateur de groupe.

3 Antoine crée les utilisateurs de son projet

Grâce à sa qualité d'administrateur du groupe 'Avenir', Antoine a le droit de créer trois nouveaux utilisateurs : Charles le client, Sophie et Simon les sous-traitants. Il le fait dans le menu "Utilisateurs".

Bernard Charlotte et Denis qui font partie de l'agence, sont déjà des utilisateurs J-Doc et n'ont pas besoin d'être créés.

NOTE : En qualité d'administrateur de projet, Antoine aurait la possibilité de modifier les quotas des utilisateurs. Il va bien sûr s'abstenir et laissera tous les quotas = 0B.

4 Antoine prépare l'arborescence des dossiers du projet

Il est important de savoir que vous devez créer l'arborescence des dossiers en fonction des droits que vous accorderez.  Du coup, c'est simple. On va créer

• un sous-dossier Livrable pour le projet du client,
• un sous-dossier Préparation pour les sous traitants,
• un sous-dossier Finances pour les éléments financiers.

 

Pour chaque dossier, Antoine définit les options de partage suivantes :

Dossier	Options de partage
Projet Avenir photos produits (le dossier dans lequel le client dépose les photos de ses produits)	Charles : Peut Editer                      Peut repartager  Peut Créer                      Peut Modifier  Peut Supprimer Marc, Bernard, Denise, Sophie et Simon sont aussi cités dans l'onglet partage, mais ils ont Peut Editer non coché car ils peuvent juste lire ce dossier. Françoise n'est pas citée parce qu'elle ne veut voir que les dossiers financiers
Projet Avenir préparation (le dossier dans lequel l'équipe pose les dossiers et fichiers de préparation du projet)	Bernard, Denise, Sophie et Simon :      Peut Editer                      Peut repartager  Peut Créer                      Peut Modifier  Peut Supprimer Marc est aussi cité dans l'onglet partage, il a Peut Editer non coché Charles et Françoise ne sont pas cités parce qu'ils ne doivent pas voir ce dossier.
Projet Avenir Livrable (le dossier qui contient tous les documents et fichiers visuels terminés à l'attention du client)	Tous sauf Françoise sont cités dans l'onglet partage et ils ont Peut Editer non coché. En effet Antoine propriétaire du dossier est le seul autorisé à l'organiser, ainsi que ses sous dossiers. Les autres sont 'spectateurs'.
Projet Avenir Finances (le dossier qui contient les devis et factures client et fournisseurs ainsi qu'un tableau Excel de suivi financier)	Marc et Françoise sont cités dans l'onglet partage pour voir tous les fichiers finance, et ils ont Peut Editer non coché. Antoine est le seul à mettre à jour ce dossier. Tous les autres ne sont pas cités et ne voient pas ce dossier.