Destruction programmée de fichiers au bout de X jrs

il est possible de définir un (ou plusieurs) délai(s) au bout duquel un fichier sera supprimé automatiquement.

Dans paramètres > Administration > Flux
Vous pouvez de déclencher la suppression automatique d'un fichier qui porte une étiquette particulière au bout de X jours. C'est aussi appelé la durée de rétention.

AVANT DE COMMENCER IMPORTANT:

Vous devez utiliser des Etiquettes restreintes ou invisibles. Sinon, tout utilisateur peut supprimer l'étiquette et le fichier ne sera pas supprimé après la période donnée.
Ce mécanisme de suppression de fichier ne passe pas par la corbeille J-Doc dans une approche RGPD où il est spécifié que les fichiers sont supprimés, ils ne sont donc pas placés dans une corbeille qui n'est pas une suppression.
Ce type de suppression n'est pas tracée dans le journal d'activité : ça risque de créer des traces contenant des données personnelles (le nom par exemple) dans le cadre du RGPD.

Comment faire ?

etiquettes et plus

1/ Créez le libellé de l'étiquette

Demandez la page de menu

Paramètres > Paramètres de base

Dans la zone Créer une étiquette, donnez un nom comme "Supprimé au bout de X jours" à une nouvelle étiquette.

2/ Créez le flux de suppression programmée de fichier

Dans paramètres > Administration > Flux

Allez tout en bas dans 'suppression programmée de fichier' et associez à la nouvelle étiquette le nombre de jours souhaité pour la destruction.

suppression progr fichier

Quand le flux de supression de fichier a est créé, vous le voyez affiché ainsi :
supression programmee 02

IMPORTANT REGLES EN LIEN AVEC LA DATE

A La supression a lieu à 0h015 le nième jour. Si vous demandez "Supression après 1 jour", la supression n'aura pas lieu 24h plus tard, elle aura lieu à l'heure du changement de jour.

B La date prise en compte pour la destruction du fichier est la date de dépôt du fichier si'il est déposé par l'intermédiaire d'un navigateur ou par l'intermédiaire d'un client de synchronisation.

3/ Allez maintenant dans "Fichiers"
et Affectez aux fichiers concernés l'une des étiquettes

etiquette supression fichier

Allez plus loin avec un dossier qui auto-détruit les fichiers que vous y posez ...

La destruction programmée de fichiers peut être associée à la fonction de flux étiquetage automatique des fichiers.

Veillez à faire des tests approfondis avec un fichier suffisament gros* pour bien valider le fonctionnement conjoint de ces deux fonctions.
* Votre test ne marche pas avec un micro fichier qui ne contiendrait qu'un caractère.