La recherche de documents dans J-Doc
Cet article explique comment fonctionne la recherche J-Doc.
En haut à droite de l'écran se trouve une zone de recherche qui apparait quand on clique sur l'icône 
Tapez un ou plusieurs mot(s) dans cette zone de recherche, vont alors s'afficher :
- Tous les dossiers qui contiennent ce(s) mot(s)
- tous les fichiers qui contiennent ce(s) mot(s)
- Tout les fichiers ou dossiers dont la zone commentaire* contient ce(s) mot(s)
(Si vous faites la recherche depuis la page Utilisateurs, la liste des utilisateurs répondant aux caractères saisis va être filtrée et affichée. Notez qu'il n'y a pas de recherche sur les noms de Groupes)
La zone commentaire se trouve dans le panneau latéral qui s'affiche quand on clique l'icône d'informations d'un fichier ou d'un dossier.
Cliquez alors le mot Commentaire, puis inscrivez vos notes ou remarques dans la zone 'Nouveau commentaire'
Faire une recherche "plein texte" dans les fichiers et documents J-Doc (full text)
Le produit J-Doc en ligne n'est pas prévu* pour permettre la recherche "plein texte", c'est à dire permettre la recherche de tel mot ou telle phrase qui se trouvent à l'intérieur des documents .pdf, ou Office Word, Excel, powerpoint.
Si vous souhaitez faire une recherche "Plein texte" dans la base des documents gérés par J-Doc,
vous pouvez le faire en vous appuyant sur la synchronisation des documents dans votre ordinateur Windows ou IOS grâce au client de synchronisation J-Doc.
Une fois que l'arborescence des fichiers J-Doc auxquels vous avez le droit d'accéder est synchronisée sur votre ordinateur, vous allez vous servir de l'explorateur de votre ordinateur Windows ou Mac IOS qui est muni en standard d'une recherche "plein texte".
Il vous suffit de lancer la recherche de mots clef dans la zone de recherche de l'explorateur de votre ordinateur pour obtenir la liste des documents contenant ces mots et pouvoir ouvrir ces documents.
* Pourquoi l'interface web J-Doc n'est pas muni de la fonction de recherche plein texte.
Le socle technique de J-Doc permettrait de lui adjoindre un moteur de recherche plein texte. Cela impliquerait des contraintes qui changeraient le produit dans son prix et dans sa position au regard de la confidentialité.
Nous avons donc fait le choix de ne pas ajouter de fonction plein texte à J-Doc, sauf à créer un second produit dont la vocation ne serait plus celle du Partage sécurisé de documents mais plutôt celle d'un traitement de documents avec des conséquences sur le prix et la confidentialité.
Techniquement : Il faudrait tripler les moyens de l'infrastructure pour stocker les données indexées et leurs index, pour ajouter une machine de recherche pour chaque client, etc. L'impact sur l'offre J-Doc serait d'au moins doubler les prix catalogue.
Au regard de la confidentialité : Les données indexées sont très difficiles à cantonner dans le cadre des droits accordés à chacun des utilisateurs. Il existe des risques pour faire apparaitre de façon involontaire des données ou des fragments de données à des personnes qui ne sont pas habilités à les connaitre.
Aussi la solution que nous préconisons ci-dessus, fondée sur l'explorateur Widows de chaque utilisateur, donne pleinement satisfaction sur la question de la sécurité, puisque ce ne sont que les données autorisées à telle personne qui sont soumises à l'indexation puis à la recherche dans son propre ordinateur.
Contractuellement (RGPD) : Sans indexation, la sécurisation des données dans une machine virtuelle chiffrées par client permet à J-Doc de ne pas être considéré comme 'sous-traitant de données personnelles' au regard du RGPD et de vous assurer une très haute sûreté.
Avec une indexation plein texte, impliquant une extraction et un traitement de toutes les données, y compris les données personnelles dans seconde base de données, la question du respect des exigences RGPD sans être 'sous-traitant de données personnelles' n'est pas aussi tranchée.