Transmettre un commentaire aux utilisateurs d'un fichier ou dossier

Question :  Sur un fichier ou dossier, peut ont ajouter un commentaire qui fera l'objet d'une notification par courriel auprès des personnes qui y ont accès ?

Réponse : Deux mécanismes sont possibles.

1/ En ajoutant un commentaire dans l'onglet commentaire du dossier ou fichier.

Cela peut envoyer un courriel qui signale l'ajout d'un commentaire. Notez que le courriel n'envoit pas le texte du commentaire, le destinataire doit aller le lire dans J-Doc.

Pour qu'un tel courriel soit bien envoyé, il faut que les utilisateurs destinataires fassent un réglage dans leurs paramètres :
Paramètres > Personnel > Activité > Autres activités > Commentaires sur les fichiers 
  il leur faut cocher la case 'Commentaires sur les fichiers'.

L'administrateur pour imposer que cette case soit cochée pour tout les nouveaux utilisateurs créés :
Paramètres > Administration > Activité > Autres activités > Commentaires sur les fichiers = case cochée.

 

2/ En utilisant la fonction 'note au destinataire' associée à chaque partage

Quand vous partagez un dossier ou un fichier avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs, le menu du partage . . . (3 points) contient une option "Note au destinataire".

Si vous rédigez une note dans cette zone, le texte rédigé est envoyée par courriel au destinataire ou à tous les destinataires s'il s'agit d'un partage avec un groupe.
Attention, le partage avec un groupe est à activer en connaissance de cause car il ne permet pas d'envoyer les notifications courantes de création, modification de fichiers.