VISAS : Faire valider un document ou un fichier par plusieurs intervenants
Question : Sur un projet, la validation d'un document passe par l'apposition d'un visa ou le recueil de l'approbation de plusieurs personnes. Comment faire cela avec J-Doc ?
Réponse : Combinez deux fonctions simples de J-Doc, "commentaires" et "Déplacer un fichier".
A) Ecrire des commentaires
L'approbation d'un fichier est exprimée dans la zone commentaire par le ou les approbateur(s).
Les approbateurs peuvent ajouter un commentaire, même s'ils n'ont que le droit de lecture sur les documents.
Quand un commentaire est inscrit :
- Ça identifie automatiquement l'auteur du commentaire
- Ça horodate le commentaire
- Ça permet à l'auteur (et lui seul) de modifier son commentaire
- Ça trace les changements du commentaire dans l'activité (il est donc impossible de répudier un commentaire, en le changeant de "validé" à "non validé" par exemple, sans que cela soit visible et tracé dans l'activité)
B) Déplacer le fichier approuvé
Une fois qu'un fichier à reçu l'approbation, une personne autorisée (le chef de projet ou l'approbateur) déplace le fichier approuvé dans le dossier cible du projet (qui ne contient que les fichiers approuvés).
Ces deux étapes supposent que vous avez organisé l'arborescence J-Doc selon vos besoins avec :
Un dossier de dépot des documents à viser
Donnez à tous les particpants qui visent le droit d'écriture et de modification dans ce ou ces dossiers.
Les dossiers du chantier
Dans ces dossiers ne se trouvent que les fichiers qui ont été visés.
Tous les utilisateurs à l'exception du-des chef(s) de projet n'ont que le droit de lecture.
C/ Cas particulier des VISAS des plans (synthèse et execution) dans le Bâtiment
Il faut créer plusieurs dossiers dans lesquels l'on déplace les fichiers à viser, par exemple :
0 - Demande de visa
1 - VSO : visé sans observation
2 - VAO : visé avec observations
3 - VAOB : Visa VAO bloquant
4 - REF : Visa refusé
5 - VNR : Visa non requis
6 - Bon pour execution
Avec la fonction FLUX > Etiquetage automatique, il est possible de coller une étiquette de visa (VSO, VAO, etc..) à chaque fichier au moment ou le viseur le déplace dans un dossier.
Par exemple le viseur examine un fichier dans Demande de visa, il ajoute ses commentaires puis il le déplace dans le dossier VSO. Alors le fichier reçoit automatiquement l'étiquette VSO horodatée.
Puis la personne autorisée déplace le même fichier dans un dossier 'Bon pour execution', il hérite alors automatiquement de l'étiquette "bon pour execution" horodatée.
boîte à plan