Destruction programmée de fichiers au bout de X jrs

il est possible de définir un (ou plusieurs) délai(s) au bout duquel un fichier sera supprimé automatiquement.

Dans paramètres > Administration > Flux
Vous pouvez de déclencher la suppression automatique d'un fichier qui porte une étiquette particulière au bout de X jours. C'est aussi appelé la durée de rétention.

AVANT DE COMMENCER IMPORTANT:

• Vous devez utiliser des Etiquettes restreintes ou invisibles. Sinon, tout utilisateur peut supprimer l'étiquette et le fichier ne sera pas supprimé après la période donnée.
  
  
• Ce mécanisme de suppression de fichier ne passe pas par la corbeille J-Doc dans une approche RGPD où il est spécifié que les fichiers sont supprimés, ils ne sont donc pas placés dans une corbeille qui n'est pas une suppression.
  
  
• Ce type de suppression n'est pas tracée dans le journal d'activité : ça risque de créer des traces contenant des données personnelles (le nom par exemple) dans le cadre du RGPD. 

 

Comment faire ?

 

 

1/ Créez le libellé de l'étiquette

Demandez la page de menu

Paramètres > Paramètres de base
 

 Dans la zone Créer une étiquette, donnez un nom comme "Supprimé au bout de X jours" à une nouvelle étiquette.

 

2/ Créez le flux de suppression programmée de fichier

Dans paramètres > Administration > Flux

Allez tout en bas dans 'suppression programmée de fichier' et associez à la nouvelle étiquette le nombre de jours souhaité pour la destruction.

Quand le flux de supression de fichier a est créé, vous le voyez affiché ainsi :

 

IMPORTANT REGLES EN LIEN AVEC LA DATE

A La supression a lieu à 0h015 le nième jour. Si vous demandez "Supression après 1 jour", la supression n'aura pas lieu 24h plus tard, elle aura lieu à l'heure du changement de jour.

B La date prise en compte pour la destruction du fichier est  la date de dépôt du fichier si'il est déposé par l'intermédiaire d'un navigateur ou par l'intermédiaire d'un client de synchronisation.

 

3/  Allez maintenant dans "Fichiers"
    et Affectez aux fichiers  concernés l'une des étiquettes

 

Allez plus loin avec un dossier qui auto-détruit les fichiers que vous y posez ...

La destruction programmée de fichiers peut être associée à la fonction de flux étiquetage automatique des fichiers.

Veillez à faire des tests approfondis avec un fichier suffisament gros* pour bien valider le fonctionnement conjoint de ces deux fonctions.
* Votre test ne marche pas avec un micro fichier qui ne contiendrait qu'un caractère.

 

Supression de fichiers automatique rétention des fichiers supprimer