Remplacer un responsable de service avec Quota par une autre personne transférer un dossier

Vous avez confié un service (un espace, une association, ...) à l'utilisateur Antoine en lui accordant personnellement* un Quota, ainsi que le titre d'administrateur de groupe.
Antoine s'en va et est remplacé par Brigitte. Commen faire ?
 * C'est une pratique discutable. L'alternative est exposée en bas de cet article.

 1/ Description de l'organisationà remplacer

Votre organisation n'est pas centralisée (pas de Quota zéro pour tous), Antoine est le responsable du service Achat.

1.1 Organisation coté Utilisateurs

•  Avec 1 GO de Quota, Antoine gère lui-même, en toute autonomie, l'arborescence des dossiers du service achat.
• Il est membre du groupe 'Annuaire' pour être reconnu des collaborateurs de son entreprise, qui peuvent partager des dossiers avec lui et récoproquement.
• Il est membre des groupes 'Sce achat' et 'Fournisseurs*' pour pouvoir partager des dossier avec les membres de ces groupes.
    ( * Le groupe 'Fournisseur' est paramétré en tant que groupe "empêché de partager" )
• Il est administrateur des groupes 'Sce achat' et 'Fournisseurs' pour avoir le droit de créer des utilisateurs dans ces deux groupes.

1.2 Organisation coté dossiers

Antoine a créé un dossier 'service achat' qui n'est partagé avec personne.
Dans ce dossier, il a créé des sous-dossiers 'Fournisseur 1', 'Fournisseur 2'.
Chaque dossier Fournisseur est partagé avec le fournisseur concerné et avec le ou les membres du service qui travaillent avec ce fournisseur, y compris Brigitte.

2/ Le changement de responsable

Antoine est remplacé à son poste par Brigitte.
Voici comment passer le contrôle de ses dossiers à Brigitte sans perdre les partages qui ont été effectués.

2.1  Coté utilisateurs, donnez les mêmes prérogatives à Brigitte

Donnez à Brigitte 1 Go de Quota, faites la membre des groupes Annuaire, Fournisseurs et Sce Achat et nommez la Administrateur des groupes Fournisseurs et Sce Achat, tout comme Antoine.

 

 2.2  Coté dossiers

 2.2.1 Brigitte Crée un "Dossier temporaire Brigitte" qu'elle partage avec Antoine qui "Peut édter" ce dossier.

 

 

 

 

 

2.2.2  Antoine  glisse le dossier "Service achat" dans le "Dossier temporaire Brigitte". Cette action fait que l'ensemble de l'arborescence du dossier "Service Achat" passe sous le contrôle du Quota de Brigitte.

2.2.3  Brigitte  sort le dossier "Service achat" du "Dossier temporaire Brigitte" et le dépose dans la page accueil des dossiers puis supprime le "Dossier temporaire Brigitte" désormais vide.
Elle reprend ainsi le contrôle de l'arborescence du dossier "Service achat" et des partages qui y ont été réalisés.

 

 

 

2.2.4  Antoine n'a plus accès au dossier achat. S'il reste dans l'entreprise, les partages de dossiers qu'il avait fait en tant que responsable d'achat persistent mais il n'a plus la main dessus.
S'il quitte l'entreprise, soit son profil utilisateur est désactivé et les partages qu'il avait faits sont maintenus et non modifiables.
Soit son profil utilisateur est supprimé et tous les partages qu'il avait faits sont également supprimés. Ce sera alors à Brigitte de refaire les partages sur demande.

Brigitte peut aussi décider de créer sa propre arborscence de dossiers dans laquelle elle copie les fichiers de l'arborescence d'Antoine. Cela lui permet alors de contrôler elle-même tous les partages.

 

* DEBAT

Nous conseillons une autre organisation dans laquelle il est fait une nette séparation entre un individus et le service qu'il dirige. Ce qui n'est pas le cas dans l'exemple exposé ci-dessus.

La meilleur pratique est de  créer un utilisateur virtuel "Service achat"  qui détient le Quota attribué au service achat. Cet utilisateur "Service achat"  crée le premier dossier de ll'arborescence du service, et donne les droits aux utilisateurs individus, y compris l'utilisateur Antoine Andrieux dans sa fonction de directeur du service achat.

Cette organisation fait que Antoine Andrieux se connectera

• soit rarement avec le nom d'utilisateur "Service achat" pour organiser l'espace du Service achat,
• soit souvent avec le nom d'utilisateur AAnrdrieux s'il crée ou partage des dossiers en son rôle de directeur des achats.

Avec une telle organisation, le changement de manager est très simple. Brigitte prend le contrôle de l'utilisateur "Service achat" en changeant son mot de passe puis décide des droits de partage qu'elle attribue, y compris de retirer les droits d'Antoine Andrieux.

Nous avons décrit une telle organisation qui sépare les utilisateurs des services auquels ils appartiennent d'une façon très détaillée en prenant l'exemple d'un espace multi-association. Cliquez ce lien.