Organiser un workflow simple avec J-Doc

Maitriser les étapes de validation d'un dossier, avec les visas des personnes autorisées, c'est possible de le faire d'une façon simple avec J-Doc.

Un workflow, ce sont :

Des étapes. Elles sont gérées sous la forme de dossiers dans J-Doc
Des utilisateurs. Ils n'ont accès qu'à certaines étapes, ils ont certains droits dans chacune des étapes
Un suivi. Qui a fait quoi, à quel moment avec quel document

Prenons l'exemple de la gestion des documents du système Qualité. Les documents publiés dans la "Base documentaire Qualité" doivent être préparés, puis vérifiés avant d'être versés dans la base officielle des documents Qualité.

Les étapes

Créez une arborescence de dossiers représentant les étapes du workflow :

Qualité
- Documents Qualité en préparation
- Documents Qualité à vérifier et valider
- Base documentaire Qualité

Les utilisateurs

Vos utlisateurs sont :

NOM	RÔLES			GROUPE
Antoine	Préparer		Utiliser	Collaborateurs
Aline	Préparer		Utiliser	Collaborateurs
Bernard	Préparer	Vérifier	Utiliser	Collaborateurs
Brigitte	Préparer	Vérifier	Utiliser	Collaborateurs
Charles			Utiliser	Collaborateurs
Claire			Utiliser	Collaborateurs
. . .			Utiliser	Collaborateurs

Affectez les utilisateurs aux étapes selon leurs rôles

Partagez le dossier Qualité avec Bernard et Brigitte en leur donnant tous les droits. Cela leur donne un accès complet au système de gestion des documents Qualité.
Partagez le dossier Documents Qualité en préparation avec Antoine et Aline en leur donnant tous les droits.
Partagez le dossier Documents Qualité à vérifier et valider avec Antoine et Aline en leur donnant le seul droit "Peut créer".
Partagez le dossier Base documentaire Qualité avec le groupe Collaborateurs sans leur donner de droits (ils ne peuvent que lire).

Fonctionnement

Antoine, Aline, Bernard ou Brigitte créent ou glissent dans le dossier Documents Qualité en préparation les documents à réviser ou à ajouter. Ils sont les seuls à pouvoir accéder à ce dossier.

Ils peuvent travailler collaborativement sur ces documents en les modifiants et en ajoutant leurs commentaires (cliquer)

Quand un document passe à l'étape vérification, Antoine, Aline, Bernard ou Brigitte ont le droit de glisser-déposer le dossier dans Documents Qualité à vérifier et valider et seuls Bernard ou Brigitte peuvent modifier les fichiers en vérification, voire les renvoyer en préparation et au final les glisser dans le dossier Base documentaire Qualité. Et le cycle est bouclé.

Suivi et traçabilité

Toutes les actions sur un fichier sont inscrites dans son journal d'activités, y compris la création, la modification et la supression des commentaires. Voir cet exemple.

Gestion des visas