Les pièces jointes d'email Outlook ou thunderbird automatiquement gérées dans votre J-Doc ?

Permettre les pièces jointes d'email et les obliger à passer automatiquement par J-Doc, la réponse est OUI, c'est possible. Est ce que c'est souhaitable ? Les questions et les réponses ..

Vous pouvez paramétrer les clients de messagerie interne pour contraindre automatiquement l'envoi de documents de plus de X Ko à transiter non pas comme une pièces jointes mais comme un lien de téléchargement J-Doc...

Discussion

L'intérêt ?

Les utilisateurs ne changent pas leur habitude d'envoi de pièces jointes... bonnes ou mauvaises habitudes ?
Equiper une population d'utilisateurs qui ont des besoins très occasionnels de transfert de fichier (type wetransfer) peut avoir du sens. Cependant, il ne faut pas généraliser et imposer cette technique à tous car ...

Les inconvénients

Passer à coté d'une bonne occasion d'adapter les habitudes des utilisateurs aux bonnes pratiques et les priver des bénéfices suivants :

- Envoyer un lien sur un dossier et son arborescence, visibles en ligne, avec les documents bien classés, à jours, plutôt que de joindre une liste désordonnée de fichiers, souvent dans plusieurs courriels.

- Modifier la "pièce jointe" même après l'envoi du courriel. L'utilisateur peut modifier le document dans sa dernière version et remplacer celui à la disposition du destinataire. Evite le "Oupsss"

- Gérer un seul exempaire du fichier partagé, dans J-Doc, même s'il est partagé avec une grande liste de destinataires à des moments différents. L'utilisateur peut, de plus, contrôler qui le consulte et le télécharge.

- Disposer de la traçabilité de l'activité sur le document : Qui le consulte, combien de fois, ..

- Supprimer l'accès à un fichier, même après avoir envoyé le courriel lui donnant l'accès. Cette supression peut se faire dans un délai programmé par l'envoyeur.

Autre inconvénient : Les fichiers envoyés avec le lien automatique sont entreposés dans votre J-Doc dans un dossier unique où personne n'ira plus aller voir ce qui s'y passe sans une grande abnégation... Il est possible de supprimer ces fichiers automatiquement au bout de X jours. Sinon, que faut-il supprimer ? Quand faut il supprimer ? Quelle est la véritable sensibilité de ces fichiers 'pièce jointe' ?

Ces inconvénients ne sont pas l'apanage de J-Doc, il sont partagés par tous les systèmes de transfert de fichier qui proposent les plugins de pièces jointes de courriel.

La meilleur pratique conseillée

Informez vos utlisateurs sur la possibilité d'utiliser l'espace J-Doc de l'entreprise comme si c'était Dropbox ou Wetransfer que tous connaissent, voici le tuto.
En même temps, bloquez les pièces jointes de plus de 100 KO car ils ont la solution J-Doc pour les envoyer et les recevoir...
Avec le parefeu de l'entreprise, bloquez les accès aux sites gratuits de transfert de fichiers les plus populaires wetranfer, Dropbox, ..

Voici les solutions techniques pour prendre en charge, si vous le désirez, les pièces jointes de vos courriels

Le Plugin Thunderbird est gratuit

https://addons.thunderbird.net/en-US/thunderbird/addon/nextcloud-filelink/

Le plugin Outlook est gratuit

sa présentation officielle : https://nextcloud.com/blog/secure-outlook-add-in-is-now-available-for-testing-in-free-as-in-beer-version/

le téléchargement du manuel et des programmes :
https://download.nextcloud.com/outlook/20180705/

Il existe aussi un plugin payant qui est réservé aux clients "Entreprise" de la société NextCloud pour un budget qui n'est pas comparable à celui de J-Doc