VISAS : Faire valider un document ou un fichier par plusieurs intervenants
Question : Sur un projet, la validation d'un document passe par l'apposition d'un visa ou le recueil de l'approbation de plusieurs personnes. Comment faire cela avec J-Doc ?
Réponse : Vous pouvez faire votre paramétrage personnalisé en combinant des fonctions de J-Doc : Etiqueter automatiquement les fichiers, puis marquer les fichiers juste en les déplaçant dans un dossier.
L'exemple suivant permet d'illuster et vous faire comprendre le principe. C'est à vous de vous approprier le fonctionnement et de l'adapter au cas de votre entreprise.
Ce paramétrage doit être fait par un administrateur de l'espace J-Doc.
A) Créer les étiquettes de marquage de visa
C'est un paramétrage initial qui concerne tous les futurs projets.
pour créer les étiquettes ça se passe ici :
Paramètres d'administration > Paramètres de base
Créez VOS propres étiquettes en précisant "Niveau de l'étiquette = Publique" *
Elles peuvent, par exemple, porter les noms suivants
RR : Visa refusé Resoumettre
VAO : Visé avec observation
VAOB : Visa VAO bloquant
VSO : Visé ans observation Bon pour Execution
* Avec Niveau de l'étiquette = Publique, les étiquettes sont visibles par tous.
Elle peuvent être ajoutées automatiquement, ou ajoutées manuellement par ceux qui en ont le droit. Elles peuvent aussi être retirées par ceux qui en ont le droit.
Important : chaque ajout ou supression d'une étiquette est enregistré dans l'activité, horodaté et associé au Nom de la personne qui a fait l'action.
B) Créer les règles d'ajout automatique d'étiquette de visa
C'est un paramétrage initial qui concerne tous les futurs projets.
Il s'agit de créer les règles qui ajoutent automatiquement une étiquette au moment où un fichier est placé dans un dossier donné.
Illustration du principe ; Le fichier "Plan du 1er étage.pdf" qui se trouve dans le dossier "1 - Dépot Fichiers à Viser Projet xxxx" est jugé "Visé sans observation VSO" par le maître d'oeuvre.
Alors le maître d'oeuvre déplace le fichier "Plan du 1er étage.pdf" dans le dossier "2 - VSO Visé sans observation ..."
La règle d'ajout automatique ajoute l'étiquette "VSO : Visé sans observation Bon pour Execution" au fichier "Plan du 1er étage.pdf"
Cet étiquetage est horodaté.
Modèle d'action pour créer les règles. Celles-ci s'appliquerons à tous vos projets,
Avec l'exemple de la règle d'ajout de l'étiquette VSO
1/ Allez dans "Paramètres d'administration > Flux > Ajouter un nouveau flux"
2/ Utilisez la syntaxe ci-dessous pour créer une règle pour chaque étiquette.
L'exemple est la règle pour l'étiquette VSO.
Créez autant de règles que vous avez d'étiquettes de visa.
C) Structurez les dossiers d'un nouveau projet
Organisez les dossiers de votre nouveau projet en fonction des étapes de validation de vos documents.
Par exemple :
. Les fichiers documents à viser seront déposés dans le dossier "1 Dépot des Fichiers à VISER Projet Place GAMBETTA"
. Les fichiers vérifiés seront ensuite déplacés soit dans le
dossier "2 Fichiers VSO Visé sans observation .."
ou bien ils sont rétrogradés dans
les dossiers "0 Fichiers Refusés ..." ou
"0 VAO Fichiers Visés avec O..."
D) Marquez les dossiers qui aposent une étiquette automatique
C'est un paramétrage à faire à l'initialisation d'un nouveau projet.
La procédure suivante permet de forcer l'étiquetage des fichiers au moment où ils entrent dans un dossier donné.
Cette procédure est illustrée pour le dossier "VSO Visé sans observation - bon pour execution"
D.1 : Ouvrez la fenêtre d'étiquetage du dossier "2 - VSO Visé sans observation..."
D.2 : Ajoutez l'étiquette au dossier
D.3 : L'étiquette apparaît à droite du nom du dossier
Vous devez préparer ainsi tous les dossiers qui apposent une étiquette automatique sur les fichiers qui entrent dans le dossier.
* * *
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"PAUSE" A cette étape vous avez
- Configuré la gestion des visas pour tous les projets avec les étapes A et B
- Préparé la gestion des visas pour un projet donné. avec les étapes C et D
Maintenant il ne reste plus qu'à laisser le système fonctionner avec le projet qui a été préparé.
*
* * *
E) Marquer les fichiers visés
D'une part vous apposez l'étiquette, corespondant au visa, d'autre part vous pouvez ajouter un commentaire si nécessaire.
B.1 / Apposer une étiquette
En suivant ce tuto, créez les étiquettes dont vous avez besoin : VSO, VAO, ... et ensuite affectez l'étiquette ad'hoc à chacun des fichiers.
L'étiquette apparait sur la ligne du nom de fichier.
B.2 / En option, ajouter un commentaire
Si besoin, chaque fichier et dossier peut bénéficier d'un commentaire. Attention le commentaire est moins visible que l'étiquette, il faut aller voir s'il y en a un.
Les approbateurs peuvent ajouter un commentaire, même s'ils n'ont que le droit de lecture sur les documents.
C) Déplacer le fichier approuvé
Une fois qu'un fichier à reçu l'approbation, une personne autorisée (le chef de projet ou l'approbateur) déplace le fichier approuvé dans le dossier cible du projet (qui ne contient que les fichiers approuvés).
D/ Nom des VISAS des plans (synthèse et execution) dans le Bâtiment
Il faut créer plusieurs dossiers dans lesquels l'on déplace les fichiers à viser, par exemple :
0 - Demande de visa
1 - VSO : visé sans observation
2 - VAO : visé avec observations
3 - VAOB : Visa VAO bloquant
4 - REF : Visa refusé
5 - VNR : Visa non requis
6 - Bon pour execution
boîte à plan