Migration J-Doc V3 vers J-Doc V4

Ceci est un exemple de migration d'un J-Doc V3 vers J-Doc V4

1/ Vue d'ensemble

Nous créons votre futur espace J-Doc V4 avec une nouvelle URL distincte de votre J-Doc V3 actuel.
Cela vous permet de préparer votre J-Doc V4 confortablement puis de faire basculer les utilisateurs une jour précis.

2/ Nettoyer votre instance J-Doc V3 avant migration

Nettoyage des dossiers (par un administrateur général du site)

Avant tout il faut supprimer les vieux dossiers inactifs. Pour repérer les dossiers qui n'ont pas bougé :
Ouvrez chaque "Projet" l'un après l'autre et utilisez la fonction "Obtenir le sommaire du dossier" qui apparait sous le + du dossier racine.
Vous obtenez en deux clics tous les fichiers et leurs dates. Il est alors facile d'évaluer l'ancienneté et l'état du dossier.

Pour connaitre l'administrateur du dossier si vous l'avez oublié 
MENU > Projets du site > Survoler et cliquez l'icone en haut à droite de chaque projet pour en connaitre l'adminsitrateur.

Pour sauver un projet entier avant sa supression
Entrer dans le Projet
Puis cliquer le + en dessous de 'Dossier racine', puis cliquer 'Télécharger le dossier et tous ses sous dossiers'  
Cela crée un dossier 'Archive.zip'

Pour supprimer le vieux dossier "PROJET"
MENU > Projets du site > Survolez la X du projet et cliquez [Supprimer le projet]

Nettoyage des utilisateurs (par un administrateur général du site)

Débarassez vous également des utilisateurs inactifs.

MENU > Utilisateurs du site
Vous connaissez la date de dernière connexion d'un utilisateur en cliquant son nom.
Si la date est très ancienne, Survolez le + en haut à gauche et cliquez  X Supprimer définitivement

3/ Exportez vos utilisateurs J-Doc V3

MENU > Utilisateurs du site>exportez des utilisateurs
Cette fonction vous permet de créer un fichier .csv de tous vos utilisateurs.

4/ Le nouvel espace J-Doc V4 est créé 

Votre instance J-Doc V4 porte une URL de type  nomsociété.j-doc.com
Elle est initialisée pour une utilisation "Quota 0B" qui est décrite ici

L'ouverture des projets et l'affectation des "projets"
   sera faite par un administrateur comme dans J-Doc V3

  il utilisera exclusivement les identifiants suivants :
Identifiant : Base
Mot de Passe :   xxxxxxxxxxx   (à changer SVP en partageant ce nouveau MdP entre les administrateurs généraux )

 

5/  Procédure de transfert de J-Doc V3 vers J-Doc V4

Étape 1 : Créer les futurs utilisateurs dans J-Doc V4 depuis la V3

Automatiquement : Demandez nous de charger les utilisateurs suivant cette procédure.

Manuellement : N'importe quel utilisateur du groupe 'admin' peut le faire.

Il s'agit de créer un à un les participants à l'espace J-Doc dans la page Utilisateurs.
 


Étape 2 : Créer les dossiers projets dans J-Doc V4

C'est OBLIGATOIREMENT l'administrateur général 'Base' qui s'en charge (pour une organisation quota 0B).
 
il créé les nouveaux dossiers projet qui portent le même nom que les projets J-Doc V3.
Pour chaque projet :
Il partage chaque dossier projet avec le Chef du projet concerné, en lui donnant tous les droits.
Seulement si c'est nécessaire, il crée un Groupe du nom du projet dans la page Utilisateurs, et il nomme le chef de projet comme membre de ce groupe et Administrateur du groupe.


Étape 3 : Exporter les 'projets' de J-Doc V3 vers J-Doc V4

Selon votre organisation, cette étape est réalisée par l'administrateur général ou par chaque responsable de 'projet', avec SON identifiant J-Doc V4.

a) Installer le Client de synchronisatgion J-Doc V4
Une fois pour toutes, le responsable de projet installe le client J-Doc sur son poste de travail. Il suit cette procédure.
Mettons que le dossier local qu'il-elle a synchronisé s'appelle "D:\Espace-J-DocV4".
 

b) Dans J-Doc V3
Entrer dans un Projet
Puis cliquer le + en dessous de 'Dossier racine', puis cliquer 'Télécharger le dossier et tous ses sous dossiers'

   Cela crée un dossier 'Archive.zip' qu'il faut dézipper
   Attention, le fichier zip ne peut pas prendre plus de 2Go dans la version 3, cela créé une erreur. Vous devez alors télécharger dossier par dossier le projet.
 
   . Vérifiez l'arborescence des Dossiers sur vorte ordinateur et renommez les Dossiers qui ont des caractères accentués transformés.
   . Notez que les dossiers vides dans J-Doc V3 ne sont pas pris en compte.
   . La meilleure pratique, si possible, c'est de repartir du dossier projet qui devrait être à jour sur l'ordinateur du chef de projet parce-que là il n'y a pas de problème de caractères accentués, votre dossier est impeccable.

RÉSULTAT : Un dossier de votre ordinateur contient toute l'arborescence de sous-dossiers et de fichiers du 'projet' à partager avec J-Doc. Mettons que ce dossier local s'appelle : D:\J-DocV3\Projet A
 
 
c) Pour Téléverser dans J-Doc V4 le dossier Projet A J-Doc V3

C1) Assurez-vous que votre client J-Doc installé en a) fonctionne bien :
      Dans la barre en bas à droite, l’icône Nextcloud est affichée avec "la synchronisation est en cours"

C2) Allez dans le dossier local  "D:\Espace J-DocV4"
      Vous y trouvez le(s) dossier(s) Vide(s) qui vous sont affectés, Y compris le projet A  D:\Espace J-DocV4\Projet A
 
C3) Très simplement faites un 'Glissé déposé' de D:\J-DocV3\Projet A  vers D:\Espace J-DocV4\Projet A
      Attendez que la synchronisation en cours soit terminée et l'export de fichiers est fini !

C4) Accédez à votre espace J-Doc V4 par le navigateur et vous pouvez constater que toute l'arborescence des dossiers est bien en place.
 

Étape 4 : L'administrateur attribut des droits de partage à chacun de ses dossiers projets.

L'administrateur utilise la fonction J-Doc V4 standard pour partager le dossier avec des groupes ou des utilisateurs.
 
 

6/ Bascule de tous les utilisateur depuis J-Doc V3 vers J-Doc V4

Tout est prêt dans la V4 ? Alors nous décidons ensemble la date de la bascule.
Au jour J, l'URL de votre espace J-Doc est inchangée, mais les utilisateurs arrivent sur la nouvelle page d'accueil.
 
Ils entrent avec le même nom d'utilisateur et un mot de passe qu'ils changent avec Mot de passe oublié?.
et ils retrouvent tous les fichiers comme avant.
 
(Votre espace J-Doc V3 est conservé quelques semaines le temps que vous ayez vérifié qu'il ne manque rien. Puis vous le détruisez)
 
 
 

 

 

Une amélioration à apporter ? Vous n'avez pas trouvé de réponse à votre recherche ?    Ecrivez à support@j-doc.com