Les options de paramétrage qui sont gérés par l'équipe J-Doc

Un ensemble de paramètres de gestion de votre espace J-Doc sont réglés par l'équipe technique J-Doc.

Demandez-nous via ou au 07 8228 9607 comment vous souhaitez régler ces paramètres.

Corbeille : mode de gestion - destruction à 45 jours

Par défaut les fichiers placés dans les corbeilles ne sont pas effacés, aussi longtemps qu'il reste de l'espace libre dans votre instance J-Doc. Si l'on approche de la saturation de l'espace J-Doc alors un mécanisme de destruction des fichiers en corbeille s'active automatiquement.

Afin d'éviter une saturation prématurée et non souhaitée de l'espace à cause de corbeilles trop pleines, il est possible de demander un destruction automatique des fichiers corbeilles au bout de X jours. (Le nombre de 45 jours est souvent choisi.)
A vous de nous indiquer le nombre de jours souhaité pour la supression systématique des fichiers en corbeille.

Important : La supression automatique au bout de X jours ne fonctionne que sur les comptes dont le Quota est fixé par exemple à 2 GO. La supression automatique ne fonctionne pas sur les comptes dont le Quota est illimité.
  

Vignettes : module activé par défaut (débrayable*)

Ce module génère les vignettes qui montrent un aperçu des images et des fichiers avant leur ouverture.

Galerie :  module activé par défaut (débrayable*)

La galerie permet d'afficher les photos et les images dans le navigateur sans les télécharger.  Si la fonction Galerie est désactivée , la conséquence est décrite ici. Les images sont alors traitées comme n'importe quel autre fichier, elles sont juste téléchargeables.

Envoi par e-mail : ce module est activé par défaut

Le module "envoi par e-mail" perrmet aux personnes qui ont le droit "Peut repartager" de partager un dossier ou un fichier directement en saisssant un e-mail. Il est alors proposé, dans l'onglet partage, de saisir un "Nom ou adresse mail ...".
Si désactivé :  Dans la fenêtre de partage il n'est plus proposé que de saisir un "Nom ...". C'est à dire choisir une personne parmi celles qui sont inscrites dans la liste des utilisateurs.

Activité : ce module est activé par défaut

Le module activité permet aux utilisateurs de voir les actions liées à leurs fichiers et de recevoir des notification par courriel. S'il est activé,
- Les utilisateurs voient une icône "Activité" dans le menu des applications.
- Les utilisateurs peuvent paramétrer la façon dont l'activité est enregistrée et notifiée.
Si désactivé : L'icône "Activité" disparaît du menu. Le paramétrage activité disparaît de la page 'Personnel'. L'onglet activité disparaît de la fenêtre détail des fichiers et il n'y a plus de notifications par email possibles.

La durée des sessions des utilisateurs est réglable

Il est possible de fixer une limite de durée sur les Cookies de sessions et sur les Cookies de mémorisation de connexion. Attention une durée de session trop courte peut pénaliser voire rendre impossibles certains téléversements, spécialement si le fichier est très gros dans un contexte de réseau de bas débit.

Nous pouvons régler les durées limites qui répondent à une stratégie de sécurité précise dans un contexte d'utilisation donné. Le mieux est de discuter avec notre responsable technique pour comprendre les enjeux et décider d'une stratégie adaptée. 
Posez nous la question sur

Etiquettes :   ce module est activé par défaut

Le module Etiquettes permet un marquage collaboratif des fichiers via des Etiquettes qui sont créées et réutilisées par les utilisateurs.
Notez que les étiquettes sont communes à tous les utilisateurs de votre espace J-Doc.
Si désactivé : La zone "Etiquettes" disparaît de la fenêtre détail des fichiers.

Commentaires :   ce module est activé par défaut

Le module commentaires permet aux utilisateurs d'inscrire des remarques associées aux fichiers.  En lien avec le module activité, les commentaires peuvent être notifiés par email vers les utilisateurs.
Si désactivé : La zone "Commentaires" disparaît de le fenêtre détail des fichiers.

Editeur de texte :  ce module est activé par défaut

Le module Editeur de texte permet de créer et de modifier en ligne de simples fichiers .txt ou .
Il ajoute l'option 'Fichier Texte' dans le menu + 
Il permet la modification en ligne des fichiers .txt .
Si désactivé : L'option 'Fichier Texte'  disparait du menu +. Il n'est plus possible de modifier en ligne les fichiers texte.

Recommendations :   ce module est activé par défaut

Le module Recommendations afficher en haut de la page Fichiers les quelques fichiers ou dossiers qui ont été dernièrement été modifiés.
Si désactivé : Aucun fichier n'apparait en haut de la page Fichiers.

Afficheur Pdf  :   ce module est activé par défaut (débrayable*)

Le module Afficheur Pdf permet d'afficher les fichiers PDF directement dans le navigateur, sans téléchargement.
Si désactivé : Les fichiers Pdf sont téléchargeables comme n'importe quel fichier. Ils ne sont pas affichés dans le navigateur.

Convertisseur de documents vers .Pdf (débrayable*)

Cette fonction avancée, décrite ici, permet de créer automatiquement des "sosies" .Pdf des documents Office afin de pouvoir les afficher en ligne dans le navigateur.

Lecteur audio : ce module n'est pas activé par défaut

Le lecteur audio (mp3, ogg, ...) n'est pas activé par défaut car il ajoute un picto et des fonctions qui n'ont d'intérêt que pour les clients qui manipulent des fichiers audio professionnellement.
Demandez nous d'activer cette fonction (gratuit) si elle vous intéresse.

Commandes de workflow : ce module n'est pas activé par défaut

Permet de créer des règles avancées de gestion des fichiers.
Par exemple : Interdire l'accès aux fichiers MS Excel/XLSX appartenant au groupe "Ressources Humaines" s'ils sont demandés depuis une adresse IP qui ne figure pas sur le réseau interne de l'entreprise ...

Complexe, cette fonction n'est pas activée par défaut. Demandez nous de l'activer (gratuit) si vous en avez besoin.
Le support de paramétrage que vous pourriez nous demander est une prestation facturable.

* Les options débrayables

Si vous êtes responsable de la sécurité d'un espace contenant des données sensibles et qu'il existe un risque de vol des identifiants d'un utilisateur standard par un hacker. Afin de réduire la surface d'attaque par les hackers, vous pouvez décider de débrayer certaines fonctions de confort pour lequelles des librairies de composants externes au noyau Nextcloud sont mises en oeuvre. Ces fonctions de confort ont pu présenter des vulnérabilités qui sont traitées dans votre instance J-Doc actuelle, cependant c'est sur ces fonctions "de confort" que de nouvelles vulnérabilités ont des chances d'apparaitre dans le futur.
Nous laissons à l'administrateur du client le soins de décider s'il garde actives ou s'il nous demande de débrayer ces fonctions là.