Paramètres > Partage : aide
Le paramétrage des partages est expliqué ici pour l'administrateur général ...
Les cases cochées ci dessous sont celles qui peuvent généralement rester cochées.
Il est très important pour l'administateur de l'espace J-Doc de vérifiez et de pesez chacune de ces options par rapport aux besoins de votre organisation.
Autoriser les applications à utiliser l'API de partage
Obligatoirement coché pour exploiter les fonctions de partage de dossier et de fichiers.
Aucun utilisateur ne peut partager un fichier ou un dossier si décoché.
Autoriser le repartage
Le repartage est un privilège que peut accorder le créateur propriétaire d'un dossier à un autre utilisateur qui a alors lui aussi accès aux fonctions de partage de dossier.
Généralement coché, parce qu'interdire completement le repartage est trop limitant.
Autoriser le partage avec les groupes
Si décocher les fonctions de partage ne peuvent pas s'appliquer aux groupes (plus d'informations dans cet article)
N'autoriser les partages qu'entre membres de mêmes groupes
La fonction partage ne propose que les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes groupes que le partageur.
C'est restrictif. Testez le et faites-le seulement si vous savez ce que vous faites.
Permettre aux utilisateurs de prévisualiser les fichiers, même si le téléchargement est désactivé
Si coché, les utilisateurs même externes, pourront afficher dans l'interface navigateur les fichiers .pdf et images (.jpg etc) y compris les fichiers qui ont été indiqués comme non téléchargeables dans un lien public.
Autoriser les utilisateurs à partager par lien et par email
Le partage par lien public copiable dans un e-mail peut être désactivé ici.
Si désactivé (décoché), le partage est limité aux autres utilisateurs enregistrés.
Autoriser les téléversements publics
Le destinataire du lien public peut recevoir le droit de téléverser des fichiers dans le dossier J-Doc.
Toujours demander un mot de passe (Recommandé)
A la création d'un lien public, la zone mot de passe est proposée. L'utilisateur pourra facilement désactiver la zone mot de passe s'il veut un lien ouvert et non protégé.
Imposer la protection renforcée du mot de passe
La demande de mot de passe n'est plus désactivable par l'utilisateur. A cocher pour un haut niveau de sûreté des liens de partage publics.
Interdire à des groupes de créer des liens de partage
Interdit pour certains groupes nommés la possibilité de partager tant par lien que par courriel.
Permettre aux utilisateurs de définir des jetons personnalisés de liens de partage
Cette option cochée permet à vos utilisateurs de créer un lien public avec une url signifiante,
par défaut, https://monsite.j-doc.com/s/7ccwqEf8a7ar
peut être changé en https://monsite.j-doc.com/contrat-9622
Limiter le partage selon les groupes
Permettre le partage pour tout le monde (par défaut)
Ce n'est pas la meilleure option, améliorer votre sécurité avec l'une des options ci dessous.
Empêcher certains groupes de partager
C'est la bonne pratique pour empêcher certains utilisateurs de prendre l'initiative de partager un dossier et d'avoir accès à la liste des utilisateurs dans la zone de partage. Cela ne les empêche pourtant pas de déposer un fichier dans un dossier que quelqu'un d'autre a partagé avec eux !
Limiter le partage à certains groupes
Choisissez l'une ou l'autres des option Empêcher ou Limiter pour obtenir le résultat escompté
Définir la date d'expiration par défaut pour les partages internes
Impose aux partages entre utilisateurs un nombre de jours de validité. la date d'expiration peut être modifiéee au cas par cas.
Définir par défaut une date d'expiration pour les partages par lien ou par e-mail
Impose aux partages par lien ou par email un nombre de jours de validité. la date d'expiration peut être modifiéee au cas par cas.
Paramètres de confidentialité pour les partages
Autoriser l'autocomplétion des noms d'utilisateurs dans le dialogue de partage et permettre l'accès au carnet d'adresse du système.
Laisser coché car ceux qui ont le droit de partager ont vraiment besoin de cette fonction.
Restreindre l'autocomplétion du nom du compte et l'accès au carnet d'adresse système aux utilisateurs appartenant aux mêmes groupes.
Sans autre commentaire.
Limiter l'autocomplétion du nom aux utilisateurs qui figurent dans leur répertoire téléphonique.
Inutile dans J-Doc
Autoriser l'autocomplétion pour une correspondace complète lors de la saisie du nom (ignorant les restrictions d'appartenance à un groupe ....)
Afficher les conditions d'utilisation sur la page publique de téléversement (seulement lorsque la liste des fichiers est masquée).
Autorisations de partage par défaut
Créer Modifier Supprimer Repartager
Ces cases à cocher permettent de définir les autorisations de partage qui seront activées par défaut au moment ou l'utilisateur partage un dossier ou un fichier en cliquant "Peut Editer" :
Créer active par défaut "Peut Créer"
Modifier active par défaut "Peut Modifier"
Supprimer active par défaut "Peut Supprimer"
Repartager active par défaut "Peut Repartager"
Limite de téléchargements
Permet de limiter le nombre de fois où un lien de téléchargement peut être activé par le destinataire.
Partage par e-mail
Autoriser les utilisateurs de partager un lien personnalisé vers un fichier ou un dossier en renseignant une adresse e-mail.
Envoyer le mot de passe par e-mail
Active l'envoi automatique du mot de passe par e-mail quand vous créer un partage directement avec des e-mails.
Sans cette fonction activée, vous pouvez envoyer vous-même par téléphone, sms ou autre email le mot de passe à vos destinaitaires.
Répondre à l'initiateur
Quand un utilisateur envoi un lien de partage par email, l'expéditeur est le système J-Doc, cela permet au destinataire de répondre par mail directement au créateur du lien de partage J-Doc.
parametre paramètre paramétre parametres paramétrer parametrer